Talentpools

Talentenpools zijn een groep van mensen voor wie u talentbeoordelingen wilt opzetten. U kunt talent reviews baseren op de positie van de mensen (bv. alle business unit managers) of op afdeling (bv. verkoopafdeling) of op een bepaald niveau (bv. alle eerstelijns managers). U beslist voor uw organisatie wat nuttig is.

Ga naar de module "Talent & opvolging", klik op Talentenpools. In het overzicht ziet u de talentenpools die zijn aangemaakt. Er zijn drie categorieën: Degene die je zelf hebt aangemaakt, degene die anderen hebben aangemaakt en degene die je hebt gedeactiveerd.

 

Talentenpool toevoegen

Klik rechtsboven op Talentenpool toevoegen. Vul de naam van je talentenpool in. Je kunt een hele groep in één keer toevoegen door de filters te gebruiken. Je kunt filteren op functie, locatie of afdeling. Als je eenmaal filtert kun je nog steeds bepaalde medewerkers weglaten door op de "x" in de foto van de medewerker te klikken. Je krijgt ook een waarschuwing te zien wanneer werknemers al in andere talentpools zijn opgenomen. Dit is slechts een waarschuwing, je kunt mensen toevoegen aan meerdere talentenpools indien nodig.

U kunt ook personen toevoegen zonder het filter te gebruiken. Onderaan kan u klikken op extra persoon toewijzen en kan u de naam ingeven van de persoon die u wenst toe te voegen.

Talentenpools wijzigen

U kunt een talentpool bewerken door op de talentpool te klikken en personen aan de talentpool toe te voegen of eruit te verwijderen. Vervolgens klikt u op Bewaren.

Je kunt een talentpool verwijderen door op de talentpool te klikken en vervolgens rechtsboven op Verwijderen te klikken. Talentenpools kunnen niet verwijderd worden als er al talentbeoordelingen zijn geregistreerd voor deze talentenpool. In dat geval kun je de talentpool deactiveren door rechtsboven op deactiveren te klikken.

 

Een talent review opstarten

Er zijn twee manieren om een talent review te starten:

• Ga naar talentenpools, klik op de talentenpool waar je talentenreviews voor wilt starten en klik rechtsboven op "Review toevoegen".
• Ga naar reviews en klik rechtsboven op Review toevoegen. Klik op de talentpool en klik op Review toevoegen.

Kies de deadline voor uw talentoverzicht. U zult alle personen zien die in die talentpool zijn opgenomen. Het kan echter zijn dat u voor een bepaalde talent review een persoon niet wilt opnemen in de talent review, bijvoorbeeld omdat de persoon voor een langere periode afwezig is. Je hoeft de persoon niet te verwijderen uit de talentenpool, maar je kunt de persoon uitsluiten in de talenten review door op de "X" in de foto te klikken, de persoon zal niet verdwijnen uit de lijst maar het zal zichtbaar zijn dat hij/zij is uitgesloten (groen + icoon in de foto). Het is ook mogelijk om nieuwe personen (die niet in de talentenpool zitten) toe te voegen aan de talenten review door op de grijze foto toevoegen te klikken. Klik rechtsboven op opslaan.

U kunt nu de manager van die mensen een e-mail sturen om hen te laten weten dat ze een talenten review moeten invullen. Klik rechtsboven op Opslaan en communicatie versturen. U ziet een lijst met de ontvangers (de managers). Als je over de foto gaat, zie je van wie de manager is. Als u het bericht niet naar een specifieke manager wilt sturen, klikt u op de "X" op de foto.

U kunt dan het onderwerp en de inhoud van uw bericht toevoegen. Als uw managers niet dezelfde talen spreken, hebt u de mogelijkheid om het bericht in verschillende talen toe te voegen. Klik op verzenden in de rechterbovenhoek.

In het overzicht zie je nu aan wie je het bericht hebt gestuurd en wie nog geen e-mail heeft ontvangen.

Als je later toch nog een berichtje wilt sturen, kun je naar de talent review gaan door naar de talentenpool te gaan en in het tabblad reviews op de juiste review te klikken.

Klik op "Oplsaan en communicatie versturen" en u kunt opnieuw een titel en een bericht invoeren. In dit scherm ziet u ook wanneer de mededeling voor het laatst werd verzonden.

De talent review invullen

In het overzicht ziet de manager welke talenten reviews hij moet invullen en welke talenten reviews hij moet goedkeuren.

In de tool kunnen we een goedkeuringsproces installeren, wat betekent dat bijvoorbeeld nadat de manager de talent review heeft ingevuld, de N+2 de talenten review moet goedkeuren en daarna de HR directeur.

De manager klikt op start naast de naam van de werknemer. Hij vult de verschillende velden van het talentbeoordelingsdocument in. Hij kan kiezen om het document op te slaan of om de beoordeling van talent op te slaan en te verzenden. De eerste optie betekent dat de manager zijn tekst opslaat maar dat hij later verder gaat. Opslaan en verzenden betekent dat de manager de talent review opslaat en dat deze zichtbaar wordt voor de goedkeurder. Zodra de goedkeurder heeft goedgekeurd, kan de manager geen wijzigingen meer aanbrengen.

 

De talent review goedkeuren

In het overzicht ziet de goedkeurder een lijst van de talenten reviews die goedgekeurd moeten worden. De goedkeurder ziet het element dat de manager heeft ingevuld. Hij kan zijn eigen opmerkingen toevoegen, maar het blijft altijd duidelijk wie wat heeft ingevuld. Als er meerdere goedkeurders zijn, wordt de bijdrage van elke goedkeurder bewaard. De versie van de laatste goedkeurder geldt als definitieve versie.

 

Talent review resultaten

In het tabblad beoordelingen kunt u het overzicht van de talenten reviews zien. In de lijstweergave ziet u de details van de beoordeling van een talent en de opvolging van de deadline. In de negen box view ziet u de positionering van de verschillende medewerkers waarvoor een review is ingevuld. Door gebruik te maken van de filters kunt u de resultaten verfijnen.

In het tabblad Opvolging kan u het organigram raadplegen met aanduiding van de opvolgers (wanneer ze klaar zullen zijn) en een indicatie van het vertrekrisico en de kriticiteit van de functie.

Bijkomende elementen

Kritische functies

In de talent review is er een veld om in te vullen of de functie een kritieke functie is. Op het niveau van de functie kunt u echter ook aangeven dat de functie kritisch is. Dit wordt dan automatisch overgenomen in de talent review. Indien de reviewer dit wenst kan hij dit wijzigen in de talent review, dit blijft echter in de talent review en heeft geen effect op functieniveau.

Om het aspect van kritische functie op de functie te wijzigen, ga naar Admin >Functie- & competentieprofiel > Functies. Zoek de functie en klik op bewerken. Vink het vakje naast kritisch aan.

Link met performance management

Om de score op prestaties vooraf in te vullen, kunt u de configuratie wijzigen van het document template dat wordt gebruikt voor Performance Management. Ga naar admin > Performance Management > Document templates. Kies de template dat u wilt gebruiken. Klik op het tabblad "Talent review" en vul de gevraagde velden in om te bepalen welke prestatiescore overeenkomt met e

Elementen die HR/Admin kan toevoegen aan de talent review

Als admin kun je extra info toevoegen. Ga naar Admin > Personeelsadministratie > Zoek persoon. Zoek de persoon op en ga naar de sectie Loopbaan.

1. Ontwikkelingspaden
   1. Hier kunt u kiezen welke paden/trainingen de persoon al heeft gevolgd en wanneer. Dit is een voorgedefinieerde lijst. De lijst zelf kan toegevoegd worden door te gaan naar Admin > Algemeen - Keuzelijsten - Basislijsten - Ontwikkelingspaden
   2. Eens je de informatie hebt ingegeven, zal dit zichtbaar worden voor de manager/goedkeurder die de talent review invult. Als er geen informatie in deze sectie staat, dan zal er geen melding gemaakt worden van ontwikkelingspaden in de talentbeoordeling.
2. Bijlagen ontwikkeling
   1. U kunt bijlagen toevoegen.
   2. Zodra u bijlagen hebt toegevoegd, worden deze zichtbaar voor de manager/goedkeurder die de beoordeling van het talent invult. Als er geen informatie in deze sectie staat, dan zullen er geen bijlagen worden vermeld in de beoordeling van het talent.
3. Ontwikkelingsnoden
   1. Hier kunt u informatie over ontwikkelingsbehoeften toevoegen. In het veld ontwikkelbehoeften voert u informatie in die ook zichtbaar zal zijn voor de manager/goedkeurder.
   2. Als er geen informatie in dit veld staat, dan zal er ook geen melding worden gemaakt van ontwikkelbehoeften in de talenten review.

Toegangsrechten

Ga naar Admin > Algemeen > Groepen. Selecteer de groep die u toegang wilt verlenen. Vink de rechten aan die u aan de groep wilt geven.