Dit artikel beschrijft de stappen die nodig zijn om een nieuwe functie aan te maken via de webinterface van esuite.

• Vereisten
• Aan de slag
• Functie toevoegen
• Functiebeschrijving toevoegen
• Functie wijzigen
• Functiebeschrijving wijzigen
• Impact van een wijziging van een functiebeschrijving op performance management

Vereisten

Om een nieuwe functie aan te maken, moet het volgende aangemaakt zijn:

• Een classificatie. Deze kan gebruikt worden om onderscheid te maken tussen verschillende jobs. Indien u hier geen gebruik van wenst te maken, kunt u een classificatie aanmaken met de naam "Niet van toepassing".
• Als u de functie wilt toewijzen aan een functiefamilie, moet er een functiefamilie bestaan.
• Als u competenties wilt toevoegen aan de functiebeschrijving, moet u een competentiewoordenboek hebben aangemaakt.

Aan de slag

Om een nieuwe job aan te maken, gaat u eerst naar Admin > Functie- & competentieprofiel > Functies er en klikt u op de knop Functie toevoegen.

Functie toevoegen

Vul hier alle noodzakelijke informatie in. Zorg ervoor dat u een waarde invoert voor elk verplicht veld. Als functiefamilies worden gebruikt, moeten twee extra velden worden ingevuld.

De velden met * zijn verplicht.

Naam*	Voer de functietitel in
Afkorting	Korte versie van de functietitel
Functiecode*	Vul de functiecode in. Dit moet een unieke waarde zijn. Kies en functietype.
Functietype*	Deze lijst moet worden ingesteld in Admin > Functie- & competentieprofiel - Functietypes. U hebt hiervoor de nodige beheerdersrechten nodig.
Publiek	Als dit niet is aangevinkt, kunnen werknemers de functiebeschrijving in de functiebeschrijvingscatalogus niet raadplegen.
Actief	Kies of deze functie nog in gebruik is. Als dit niet is aangevinkt, kunnen werknemers de functiebeschrijving in de functiebeschrijvingscatalogus niet raadplegen.
Kristische functie	Geeft aan of deze functie een kritieke functie binnen uw organisatie is. Als u ook de module Talent review gebruikt, wordt deze informatie gekopieerd naar de talent review. Hier vindt u meer info.
Org. eenheid	Als u een Org. eeheid aangeeft en u hebt een functiebeschrijving aangemaakt (zie hieronder), dan kunnen de werknemers in de functiebeschrijvingscatalogus filteren op afdeling.
Classificatie*	Vul de classificatie van de functie in. Deze lijst moet worden ingesteld in Admin - Algemeen - Keuzelijsten - Classificatie. U heeft hiervoor de nodige administrator rechten nodig. Wanneer u geen classificaties gebruikt, maak dan een "Niet van toepassing" item aan.
Sector classificatie	Als u een sectorclassificatie gebruikt, kies dan de juiste waarde. De lijst van sectorclassificaties moet worden ingesteld in Admin - Keuzelijsten - Sectorclassificatie. U heeft hiervoor de nodige administrator rechten nodig.
Bedrijfsclassificatie	Als u een bedrijfsclassificatie gebruikt, kies dan de juiste waarde. De lijst met bedrijfsclassificaties moet worden ingesteld in Admin - Keuzelijsten - Bedrijfsclassificatie. U heeft hiervoor de nodige administrator rechten nodig.
Classificatiestatus	Als u een classificatiestatus gebruikt, kies dan de juiste waarde. De lijst met classificatiestatussen moet worden ingesteld in Admin - Keuzelijsten - Classificatiestatus. U hebt hiervoor de nodige beheerdersrechten nodig.
Graad	Vul de graad van de functie in. Deze lijst moet worden ingesteld in Admin - Algemeen - Keuzelijsten - Opleidingsgraad. U heeft hiervoor de nodige administrator rechten nodig. Wanneer u geen classificaties gebruikt, maak dan een "Niet van toepassing" item aan.
Evaluatiecomité	Als u een evaluatiecomité gebruikt, kies dan het juiste waarde. De lijst moet worden opgesteld door epowerhr. Neem contact op met uw contactpersoon.
Niveau	Als u een functieniveau gebruikt, kies dan de juiste waarde. De lijst met functieniveau's moet worden ingesteld in Admin - Keuzelijsten - Functieniveau. U hebt hiervoor de nodige beheerdersrechten nodig.
Functiefamilie	Als u functiefamilies gebruikt, kies dan de juiste functiefamilie. De lijst van functiefamilies moet worden ingesteld in Admin > Functie- & competentieprofiel > Functiefamilies. U hebt hiervoor de nodige beheerdersrechten nodig.
Niveau functiefamilie	Als u functiefamilies gebruikt, selecteer dan het niveau. De lijst van functiefamilieniveaus moet worden ingesteld in Admin - Keuzelijsten - Niveau functiefamilie. U hebt hiervoor de nodige beheerdersrechten nodig.

 

Functiebeschrijving toevoegen

Na het aanmaken van de functie, kunt u er een functiebeschrijving aan toevoegen. Klik hiervoor op de tab Functiebeschrijvingen.

Voeg eerst een periode toe waarvoor de functiebeschrijving geldt. Kies een begindatum, een einddatum is niet nodig en de periode van het competentiewoordenboek die u wilt gebruiken. In de functiebeschrijving kunt u de competenties selecteren die in het competentiewoordenboek van die periode staan.

Nadat u op Bewaren heeft geklikt kunt u kiezen voor Bekijk functiebeschrijving om de functiebeschrijving te bewerken.

Op de volgende pagina kunt u de functiebeschrijving aan de functie toevoegen. Deze pagina heeft 4 tabbladen.

·        Detail

Hier kunt u algemene informatie over de functie toevoegen.

Velden met ° zijn zichtbaar voor de werknemer wanneer hij de functiebeschrijvingscatalogus raadpleegt.

Functienaam	Dit is de functietitel zoals u die eerder hebt gedefinieerd. Deze kan hier niet worden gewijzigd. Om deze te wijzigen gaat u terug naar het detail van de functie en in het tabblad Algemeen kunt u de naam wijzigen.
Functiecode	Dit is de functiecode zoals u die eerder hebt gedefinieerd. Deze kan hier niet worden gewijzigd. Om deze te wijzigen gaat u terug naar het detail van de functie en in de tab Algemeen kunt u de code wijzigen.
Doel°	Vul hier het doel van de functie in.
Dimensies°	Vul hier de dimensies van de functie in.
Rapporteert aan°	Dit is een open tekstveld. U kunt een naam of functietitel invullen om aan te geven aan wie de werknemer zal rapporteren.
Afdeling°	Dit is een open tekstveld. U kunt hier de afdelingen invullen waar deze functie wordt uitgeoefend.
Functiefamilienaam
Niveau functiefamilie	Dit is de informatie van de functiefamilie. Deze kan hier niet worden gewijzigd. Om dit te wijzigen gaat u terug naar het detail van de functieen in het tabblad Algemeen kunt u deze velden wijzigen.
Classificatie

 

·        Resultaatsgebieden

Hier kunt u taken, doelstellingen of verantwoordelijkheden invoeren die specifiek zijn voor de functie. Dit zal zichtbaar zijn voor de werknemer wanneer hij de functiebeschrijvingscatalogus raadpleegt. Deze resultaatgebieden kunnen ook getoond worden in een performance management document.

Klik op Nieuw resultaatsgebied toevoegen toe om een nieuw resultaatgebied toe te voegen. Vul een titel, een omschrijving en eventueel een gewicht in.

Klik op Alles bewaren.

·        Criteria

Hier kunt u specifieke vaardigheden en kennis invoeren waarover een werknemer die de functie uitvoert, moet beschikken. Dit zal zichtbaar zijn voor de werknemer wanneer hij de functiebeschrijvingscatalogus raadpleegt.

Klik op Nieuwe criteria toevoegen om een nieuw criteria toe te voegen. Vul een titel en een omschrijving in. Klik op Alles bewaren.

·        Competences

Tenslotte kunt u Competenties toevoegen aan de functie. Daarvoor moet er een competentiewoordenboek bestaan. Deze competenties kunnen ook getoond worden in een performance management document.

1. U kunt de competenties van een bestaande functie kopiëren door te klikken op Kopieer bestaand profiel. Zoek de functie waarvan u het competentieprofiel wilt kopiëren en klik op Selecteer.
2. U kunt competenties uit het woordenboek kiezen door op Bewerken te klikken. Hier kunt u ook het van toepassing zijnde niveau selecteren als er niveaus worden gebruikt.

 

Specifieke velden

Als u een competentiewoordenboek met verschillende categorieën gebruikt, kunt u het gewicht van de verschillende categorieën bepalen.

 

Functie wijzigen

Ga naar Admin > Functie- & competentieprofiel > Functies. Zoek een functie en klik op Wijzigen. U kunt nu de verschillende velden wijzigen. Voor meer informatie over deze velden zie de informatie hierboven in dit artikel.

 

Functiebeschrijving wijzigen

Ga naar Admin > Functie- & competentieprofiel > Functies. Zoek een functie en klik op Wijzigen. Ga naar het tabblad Functiebeschrijvingen.

 

U heeft twee opties:

 

1. Er wordt geen historiek bijgehouden
   U klikt op Bekijk functieomschrijving in de periode die u reeds heeft aangemaakt. U voert uw wijzigingen door. Er wordt geen historiek bijgehouden. Het is niet mogelijk om te zien wat de oorspronkelijke functiebeschrijving was en wat de aangepaste versie is.
2. Historiek wordt bijgehouden
   U maakt een nieuwe periode aan. Klik op Periode toevoegen. Vul de nieuwe begindatum en de woordenboekperiode in. Klik op Opslaan. Het systeem berekent automatisch de einddatum van de oorspronkelijke periode.

Bij het aanmaken van een nieuwe periode wordt de vorige functiebeschrijving gekopieerd naar de nieuwe periode. Klik op Bekijk functiebeschrijving van de nieuwe periode en begin met het aanbrengen van uw wijzigingen.

Door gebruik te maken van periodes kunt u de verschillende versies zien. Om de originele functiebeschrijving te zien klikt u op Bekijk functiebeschrijving van de originele periode.

 

Impact van een wijziging van een functiebeschrijving op performance management

Dit is alleen relevant als in een performance management document de resultaatgebieden en/of competenties worden vermeld.

Periode van een functiebeschrijving

Wanneer nieuwe performance management documenten worden aangemaakt, zal het systeem kijken naar de periode van de functiebeschrijving en zal het de resultaatgebieden/competenties van de actieve periode kopiëren naar het performance document.

Bv. U heeft twee periodes één van 01-01-2010 tot 31-12-2019 en u heeft een andere periode die start vanaf 01-01-2020. Wanneer op 01-01-2019 een nieuw performance management document wordt aangemaakt, worden de competenties/resultaatgebieden van de eerste functiebeschrijving gebruikt. Hoewel dit document in 2020 nog actief kan zijn, zullen de competenties/resultaatgebieden die van de eerste functiebeschrijving zijn, aangezien het systeem pas automatisch kopieert op de datum van aanmaak van het performance management document. Wanneer een document wordt aangemaakt op of na 01-01-2020 dan zullen de competenties/resultaatgebieden van de tweede functiebeschrijving worden gebruikt.

Wijzigingen worden aangebracht in dezelfde periode als de functiebeschrijving (dus geen versiegeschiedenis)

Aanmaken van een nieuw performance management document

Bij het aanmaken van een nieuw document wordt rekening gehouden met de wijzigingen die zijn aangebracht in competenties/resultaatgebieden.

Effect op bestaande performance management documents

• Actieve performance management documents

Wanneer u de tekst wijzigt van een resultaatgebied/competentie die al bestond in de functiebeschrijving, dan zullen de wijzigingen automatisch zichtbaar zijn in de actieve performance management documenten.

Wanneer u nieuwe resultaatgebieden/competenties verwijdert of toevoegt dan zullen de wijzigingen NIET automatisch zichtbaar zijn. Om ze zichtbaar te maken gaat u naar de functiebeschrijving en klikt u in het tabblad Detail op Wijzigingen publiceren.

• Gearchiveerde documenten

De wijzigingen zullen niet zichtbaar zijn in gearchiveerde documenten. Klikken op Wijzigingen publiceren heeft geen effect op gearchiveerde documenten.