Dit artikel beschrijft de mogelijkheden ivm documentbeheer binnen de module Personeelsadministratie.
Vereisten
Je moet beheerder zijn binnen de module Personeelsadministratie om de configuratie te kunnen voltooien.
Configuratie
1. Rechten
Om de bestandscategorieën te kunnen beheren, moeten de volgende rechten aangevinkt worden:
- Beheer van bestandscategorieën
--- Bestandscategorie toevoegen
--- Bestandscategorie aanpassen
--- Bestandscategorie verwijderen
Bij het opladen van nieuwe documenten komen ze tijdelijk in de "status" onverwerkt te staan. Hierbij heb je de keuze dat de gebruiker:
- enkel zijn eigen opgeladen documenten ziet. Dit kan handig zijn als je niet wil zoeken naar je eigen documenten tussen de documenten die collega's opgeladen hebben en nog niet verwerkt hebben;
- alle opgeladen documenten kan zien. Deze optie is dan weer handig als je als team samen de documenten aan een juiste categorie gaat toewijzen.
Bij optie 1 moet je "Beheer eigen onverwerkte documenten" en alle onderliggende rechten aanvinken. Voor optie 2 moet je "Beheer onverwerkte documenten" en alle onderliggende rechten aanvinken.
Raadplegen via "Mijn profiel"
Je kan in de toepassing ook rechten geven om snel de documenten te raadplegen via "Mijn profiel". Hiervoor moet je onder het recht "Profielbijlage" respectievelijk één of meerdere van de volgende rechten aanvinken:
Toegang voor medewerker: medewerker kan alle documenten voor zichzelf raadplegen waarbij op de categorie ook aangeduid staat dat de medewerker die mag zien.
Toegang voor manager: manager kan alle documenten voor zijn direct en indirecte teamleden raadplegen waarbij op de categorie ook aangeduid staat dat de leidinggevende die mag zien.
Toegang voor admin: met dit recht kan je alle documenten van alle medewerkers raadplegen. Indien er doelgroepen ingesteld zijn om een aantal medewerkers dat je kan zien te beperken, dan wordt hiermee ook rekening gehouden voor dit recht.
2. Bestandscategorieën
In de "Admin" sectie kan je onder "Personeelsadministratie" rubriek "Bestandscategorieën" terugvinden. Deze rubriek laat je toe om de structuur waarin je de bestanden gaat opladen te definiëren.
Klik rechtsbovenaan op "Bestandscategorie toevoegen" om een nieuwe categorie aan te maken.
De eerste categorie die je aanmaakt, is altijd een hoofdcategorie. Dit wil zeggen dat je het veld "Bovenliggende categorie" dan niet kan invullen.
Velden die je moet invullen om zo'n categorie aan te maken zijn:
| Code | Hier geef je een unieke code in voor deze categorie |
| Naam | Naam van de categorie (met eventuele vertalingen) |
| Bovenliggende categorie | Indien deze categorie een onderverdeling is van een andere categorie, kan je hier verwijzen naar de bovenliggende categorie. |
| Patroon bestandsnaam | Hier kan je een invoermasker bepalen (zie 2. Invoermaskers) |
| Zichtbaar voor medewerkers | Aanvinken indien de documenten van deze categorie zichtbaar mogen zijn voor de medewerker |
| Zichtbaar voor managers | Aanvinken indien de documenten van deze categorie zichtbaar mogen zijn voor de leidinggevende |
| Object type | Indien het veld "Bovenliggende categorie" leeg is, gaat het hier om een hoofdcategorie en dan moet hier de waarde "Persoonsbijlage" ingevuld worden. Anders moet die veld leeg blijven (en neemt die het type automatisch over van de bovenliggende categorie). |
2.1 Geavanceerd
Naast het tabblad Categorieën is er ook de tab Geavanceerd. Hier vind je verschillende rubrieken, zoals Afwezigheid, Loonverwerking en Medewerkerscertificaten. Per rubriek kun je een standaard bestandscategorie instellen.
Het is belangrijk dat deze bestandscategorie eerst wordt aangemaakt onder categorieën. Door hier een standaard bestandscategorie te koppelen, weet de applicatie automatisch in welke categorie een document moet worden geplaatst wanneer je een document toevoegt of genereert binnen die rubriek. Ook wordt automatisch het bijbehorende bestandspatroon toegepast dat je eerder voor die categorie hebt ingesteld. Hierdoor worden documenten direct op de juiste plek opgeslagen en correct benoemd.
3. Invoermaskers
Om de consistentie van de naamgeving te bewaken, kan je per categorie een invoermasker definiëren dat automatisch voorgesteld wordt, wanneer je een nieuw bestand in de toepassing gaat opladen.
Bij het bepalen van zo'n invoermasker, kan je kiezen uit de volgende codes:
| Code | Toelichting |
| #startdate# | Door dit toe te voegen moet je verplicht een datum ingeven bij het opladen. Dit is niet de datum dat het document aangemaakt werd, maar de functionele datum zoals de start van een contract.De datum wordt weergegeven als yyyymmdd. |
| #enddate# | Ook dit veld moet je verplicht invullen wanneer het in het invoermasker gebruikt wordt.De datum wordt weergegeven als yyyymmdd. |
| #category# | Dit is de naam van de categorie zoals gedefinieerd in het veld "Naam". |
| #freetext# | Soms is het nuttig om naast de datum en naam zelf nog een stukje tekst toe te voegen. Dit kan dan door #freetext# te gebruiken. Bij het opladen gaat de toepassing de oorspronkelijke bestandsnaam al vooraf invullen in dit veld. |
Voorbeeldcombinatie:
#startdate#_#category#_#freetext# kan dan de volgende bestandsnaam geven:
20230101_Attest_opmerking123.pdf
Het is een "best practice" om alle bestandsnamen steeds te laten starten met #startdate# dat maakt het later eenvoudiger om te sorteren om die datum.
Gebruik
Via "Admin" > "Documenten" onder Personeelsadministratie kan je als admin gebruiker documenten slepen naar de toepassing.
Eens de documenten opgeladen zijn, genereert de applicatie een preview van de eerste pagina en kan je klikken op zo'n preview om het document toe te wijzen aan een medewerker.
Je kan vanuit het overzicht ook documenten verwijderen door op het vuilbakicoontje te klikken.
Documenten toewijzen aan een medewerker
Bij het toewijzen van een document aan een medewerker, kunnen de onderstaande velden ingevuld worden. Standaard toont de toepassing enkel de 2 eerste velden totdat je een categorie selecteert.
| Veld | Verplicht? | Toelichting |
| Medewerker | Verplicht | Standaard zoekt dit veld enkel in de actieve medewerkers. Er verschijnt in dit veld ook een extra link om ook in de inactieve medewerkers te zoeken. |
| Categorie | Verplicht | Hier toont de toepassing de lijst van bestandscategorieën die je als hoofdcategorie aangeduid hebt. |
| Subcategorie | Enkel als er een subcategorie voor een hoofdcategorie geconfigureerd is, verschijnt deze optie. | |
| Documentnaam | Verplicht | Dit veld moet altijd ingevuld worden (op basis van het geconfigureerde invoermasker). Indien #freetext# in het invoermasker zit, wordt de oorspronkelijke bestandsnaam in dit veld als suggestie getoond. |
| Startdatum | Enkel verplicht als het in het invoermasker staat | Hier vul je de datum in waarop dit document betrekking heeft. |
| Einddatum | Enkel verplicht als het in het invoermasker staat | |
| Opmerking | Dit is een intern opmerkingenveld voor de beheerder en wordt niet getoond aan de medewerker of leidinggevende. |
Na het invullen van de velden, kan je rechts bovenaan op "Bewaren" klikken. Indien er nog onverwerkte documenten klaarstaan, zal het label automatisch aanpassen naar "Opslaan en volgende".