U kunt uw rollen delegeren aan een collega voor het geval u afwezig bent.
Ga naar de rubriek "Mijn team" en kies het tabblad "Delegaties". Hier zie je een overzicht van de
delegaties die je hebt ingesteld.
- Een nieuwe delegatie toevoegen
- Een bestaande delegatie bewerken
- Een delegatie verwijderen
- Voor beheerders
- Voorwaarden en rechten voor de leidinggevenden
Een nieuwe delegatie toevoegen
Klik op "Delegatie toevoegen" in de rechterbovenhoek. U kunt kiezen:
- Wie uw verantwoordelijkheden/rollen voor het systeem krijgt
- Een begin- en een einddatum
- Welke rollen/verantwoordelijkheden u wilt delegeren
- Als u niet de verantwoordelijkheden voor het hele team wilt delegeren, kunt u kiezen voor welke medewerkers de delegatie geldt. Ga verder naar beneden in de boom en selecteer de medewerkers.
In dit geval dient u de bovenliggende niveaus met de rollen NIET aan te vinken. Duid hier alleen de naam aan van de medewerker waarover het gaat, onder het juiste niveau (proces > rol).
Een bestaande delegatie bewerken
Klik in het overzicht op de delegatie (de rij) en u kunt de instellingen wijzigen.
Verwijderen van een bestaande delegatie
Klik in het overzicht op de prullenbak aan de rechterkant.
Voor beheerders
Als beheerder kunt u ook delegaties voor anderen instellen of wijzigen. Ga naar het beheerderspaneel - algemeen - delegaties. Zoek in de zoekbalk naar de persoon die u delegaties wilt toevoegen of wijzigen. Als je de zoekbalk leeg laat en je klikt op het vergrootglas om te zoeken, dan krijg je alle delegaties te zien.
De rest van de acties die u kunt uitvoeren worden uitgelegd in de bovenstaande secties in dit artikel. Bij het toevoegen van een delegatie krijgt u een extra veld "Gedelegeerde", hier zet u de naam van de persoon die zijn verantwoordelijkheden/rollen delegeert.
U kan ook nagaan welke delegaties er werden ingesteld via een rapport. Ga naar Admin - Algemeen - Rapporten en kies het rapport Delegaties.
Voorwaarden en rechten voor de leidinggevenden
Medewerkers dienen leidinggevende te zijn van minstens 1 collega om de optie Mijn team (en dus ook Delegaties) te zien in de software. Bovendien dienen ze over de nodige rechten te beschikken om zelf hun delegaties te kunnen beheren.
Deze rechten stelt u in per gebruikersgroep via Admin > Algemeen > Groepen, waar u de groep zoekt waartoe de gebruikers behoren waarvoor u delegaties wenst te activeren. Klik op Wijzigen bij de juiste groep en ga in het volgende scherm naar het tabblad Toegangsrechten. Navigeer hier in de boomstructuur naar Algemeen > Delegaties (*) en vink Beheer van delegatie voor manager aan om de leidinggevende deze optie te geven. Indien u beheerders ook delegatierechten wil geven, vinkt u de andere elementen allemaal aan.
Klik helemaal onderaan deze lijst op Bewaren op uw wijzigingen op te slaan.
(*) Tip: door in uw browser de sneltoetsen CTRL+F te gebruiken, opent u het zoekvenster van uw browser. Wanneer u hier op de term "delegatie" zoekt, komt u meteen bij het juiste item. Zo hoeft u niet door de lange boomstructuur te scrollen.