Aan het persoonsprofiel kunnen bijlagen worden toegevoegd. Deze bijlagen kunnen worden geüpload door de medewerker zelf of door iemand anders die hiervoor de nodige rechten heeft (bv. iemand van de personeelsdienst). In dit artikel bespreken we hoe u dit kan doen voor iemand anders.
Vereisten
U dient over de nodige rechten te beschikken om bijlagen te kunnen opladen voor een persoon.
Deze rechten kan u vinden onder Personeelsadministratie > Bijlagen
Upload bijlagen
Ga naar Admin > Personeelsadministratie > Persoon zoeken en zoek de persoon voor wie u een bijlage wenst op te laden. Kies voor Selecteren bij de persoon in kwestie, zodat de persoonsfiche wordt geopend. Hier gaat u naar de rubriek Functie > Bijlagen
Indien er al bijlagen bestaan voor deze persoon, ziet u die meteen in het overzicht.
Aan de rechterzijde heeft u de optie "Bekijk verwijderde bijlagen". Hiermee kan u eerder toegevoegde en daarna verwijderde bijlagen downloaden (en eventueel opnieuw opladen, indien gewenst).
Door middel van de knop "Bijlage toevoegen" kan u zelf een bijlage opladen.
Via de knop "Choose file" naast de Naam, kan u de bijlage gaan ophalen. Zodra u dit heeft gedaan, wordt automatisch de naam van het bestand getoond naast de knop.
Volgende bestandstypes kunnen worden geüpload:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook (msg)
- XPS
- Text files (txt)
- Images (png, jpg, jpe, jpeg, tif, tiff, gid and bmp)
Vervolgens kan u een Categorie toewijzen aan de bijlage. Welke categorieën u hier kan kiezen, wordt beheerd via Admin > Personeelsadministratie > Bestandscategorieën.
Met het selectievakje "Zichtbaar voor de medewerker" kan u aangeven of de bijlage ook zichtbaar mag zijn voor medewerker zelf.
Klik vervolgens op de knop "Bewaren" om de bijlage te uploaden voor deze medewerker.
Indien u voor meerdere personen documenten wenst te koppelen, kan het interessant zijn om op een andere manier te werken, namelijk via Admin > Personeelsadministratie > Bestandscategorieën. Meer info vindt u hier.