Admin medewerkers hebben de mogelijkheid om zelf de tarieven voor kilometervergoedingen te beheren in de eSuite. Dit omvat zowel het toevoegen van nieuwe als het aanpassen van bestaande tarieven.
Het beheer is toegankelijk via Admin > Onkostennota's > Kilometervergoedingen.
- Vereisten
- Toevoegen van een nieuw tarief
- Aanpassen van een bestaand tarief
- Enkele tips
Vereisten
Toegang tot de module Onkostennota's onder de Admin sectie
De rechten om onkostennota's te beheren (toevoegen / aanpassen / verwijderen)
Toevoegen van een nieuw tarief
Op de overzichtspagina van de kilometertarieven, klikt u rechts bovenaan op de knop "Kilometervergoeding toevoegen".
In het hierop volgende scherm, vult u minstens de verplichte (*) velden in.
| Startdatum * | De datum vanaf wanneer het tarief geldig is |
| Einddatum | De datum tot/met wanneer het tarief geldig is |
| Valuta * | Keuzelijst met aangemaakte valuta's (via Admin > Algemeen > Valuta's) |
| Vergoeding per km * | Het kilometertarief dat dient toegepast te worden |
| Kostencategorie | De onkostencategorie waarvoor dit tarief van toepassing is. De lijst is te beheren via Admin > Algemeen > Keuzelijsten > Categorie onkosten |
Klik vervolgens op Bewaren. U komt hierdoor in de modus bewerken terecht.
Klik nogmaals op Bewaren om terug te keren naar het overzicht.
Aanpassen van een bestaand tarief
Op de overzichtspagina kan u een tarief aanpassen, door te klikken op het potloodje rechts op de lijn van het te wijzigen tarief. U komt terecht op de modus bewerken, en kan hier de nodige wijzigingen aanbrengen. Klik vervolgens op Bewaren om uw wijzigingen op te slaan.
Enkele tips
- Maak een nieuw tarief aan Wanneer u het bericht heeft gekregen dat er een nieuw tarief zal gelden vanaf een bepaalde datum, dient u ook effectief een nieuw tarief aan te maken in de applicatie.Geef eerst in het huidige tarief de juiste einddatum in (indien die er nog niet in staat) en laat het nieuwe tarief starten op de daaropvolgende dag. Vervang niet het bestaande tarief van de huidige periode in combinatie met het een verlenging van die periode. Dat zou er immers voor zorgen dat oudere kilometervergoedingen die nog dienen ingegeven te worden, met een foutief tarief worden berekend.
- Werk met een einddatum, indien mogelijk Indien de tarieven in uw organisatie meestal per jaar of per kwartaal worden aangepast, kan u eventueel bij aanmaak van het tarief reeds een einddatum ingeven. Als u dan niet tijdig het daaropvolgend nieuwe tarief zou ingeven, kunnen uw medewerkers alvast geen kilomtervergoedingen ingeven met het foutieve (oude) tarief.
- Werk proactief Zodra u de nieuwe tarieven heeft, kan u ze reeds ingeven in de eSuite. Dit kan u bv. reeds weken op voorhand doen. Door de start- en einddatum zal het systeem automatisch het juiste tarief gebruiken, op basis van de datum die de medewerker ingeeft in de onkostennota.