Hoe configureer ik een automatisch bericht?

Automatische berichten worden verstuurd op een gepland tijdstip of meteen wanneer een gebeurtenis zich voordoet.

Open de pagina “Berichten” ( Admin - Algemeen - Berichten) en klik op de link “Bericht toevoegen”. Een automatisch bericht definiëren bestaat uit 3 stappen: de parameters bepalen, bepalen wie het bericht moet ontvangen en het bericht opstellen.

• Verzendingstype: Kies de waarde “Automatisch”
• Naam: Geef een naam aan het bericht. Dit is niet zichtbaar voor de ontvanger.
• Proces: Kies Performance management
• Doelgroep: kies de doelgroep uit de beschikbare lijst.
• Periode: kies het evaluatiejaar uit de beschikbare lijst. Als je geen jaar kiest dan geldt het bericht voor alle jaren waar actieve documenten voor bestaan (gearchiveerde documenten niet inbegrepen).
• Actief: Indien dit niet aangevinkt staat, wordt het bericht niet verstuurd.
• Org eenheden: selecteer één of meerdere organisatorische eenheden die het bericht moeten ontvangen. Laat dit veld leeg om het bericht naar iedereen te versturen.
• Gebeurtenis: de gebeurtenis waarop het bericht moet verstuurd worden. Je kan kiezen uit:
  • Stap afgesloten: bericht verstuurd voor alle medewerkers met een evaluatiedocument waarbij de stap geselecteerd in het veld Element afgesloten is.
  • Datum stap in evaluatiecyclus: bericht verstuurd voor alle medewerkers met een evaluatiedocument in de stap geselecteerd in het veld Element.
• Element: selecteer de stap uit de evaluatiecyclus waarvoor het bericht moet verstuurd worden. De software zal de datum in rekening nemen die vastgelegd is voor deze stap.
• Verstuur bericht: kies uit Op een gepland tijdstip (de software kijkt dagelijks na welke berichten te versturen) of Wanneer de gebeurtenis plaatsvindt (de software verstuurt het bericht meteen).
• Wanneer?: kies of het bericht voor of na de gebeurtenis moet verstuurd worden.
• Tijd (# dagen): vul het aantal dagen in voor of na de gebeurtenis.

Hoe definieer en verstuur ik een manueel bericht?

Ga naar Admin – Algemeen. Open de pagina “Berichten” en klik op de link “Bericht toevoegen”. Een bericht definiëren en versturen bestaat uit 3 stappen: de parameters bepalen, bepalen wie het bericht moet ontvangen en het bericht opstellen.

• De parameters bepalen: Kies de waarde “Manueel” in het veld “Verzendingstype”. In het geval van het proces Performance management moet je volgende velden invullen:
• Doelgroep: kies de doelgroep uit de beschikbare lijst.
• Evaluatiejaar: kies het evaluatiejaar uit de beschikbare lijst. Als je geen jaar kiest dan geldt het bericht voor alle jaren waar actieve documenten voor bestaan (gearchiveerde documenten niet inbegrepen).
• Gebeurtenis: de gebeurtenis waarop het bericht moet verstuurd worden. Je kan kiezen uit verschillende elementen:
• Element: selecteer de stap uit de evaluatiecyclus waarvoor het bericht moet verstuurd worden. De software zal de datum in rekening nemen die vastgelegd is voor deze stap.
• Bepalen wie het bericht moet ontvangen: Selecteer de rollen in de lijst voor velden “Aan” en “CC” die het bericht moeten ontvangen. Geef ook een e-mail adres in van een beheerder om een notificatie te krijgen indien een bericht niet kon verstuurd worden.
• Het bericht opstellen: Geef een onderwerp en de inhoud van het bericht. Je kan beide in elke taal ingeven door op de link “Toon vertalingen” te klikken.

Je kan het bericht bewaren en versturen wanneer alle vereiste informatie is ingevuld. Druk op de knop “Bewaren en verzenden”.

Je kan op voorhand de personen bekijken die het bericht zullen ontvangen door op de link “Bekijk de respondenten” te klikken.

Welke informatie kan ik gebruiken in mijn berichten?

In zowel het onderwerp als de inhoud van het bericht kan je een aantal parameters gebruiken die automatisch worden ingevuld bij het versturen van het bericht.

De beschikbare parameters voor Performance management zijn:

• #APP_LINK#: link naar de applicatie zoals ingevuld bij Algemeen - Instellingen
• #APP_ROOT_PATH#: hoofdpad zoals ingevuld bij Algemeen - Instellingen
• #DEADLINE#: de deadline in de stap
• #EMPLOYEE#: de volledige naam van de medewerker waarover het bericht gaat
• #FIRSTNAME#: voornaam van de gebruiker die het bericht ontvangt
• #PROJECT_HOURS#: aantal uren in het project
• #STEP_NAME#: de naam van de stap in de evaluatiecyclus.
• Layout van het bericht
• Om ervoor te zorgen dat het bericht geen doorlopende tekst is, dien je html-tags te gebruiken

Layout van het bericht

Om ervoor te zorgen dat het bericht geen doorlopende tekst is, dien je html-tags te gebruiken.