Wat doet deze functionaliteit

Epowerhr genereert een document op basis van een Word-sjabloon, vult het aan met gegevens uit het dossier van de medewerker en stuurt het naar één of meerdere ondertekenaars voor een rechtsgeldige elektronische handtekening. Ondertekenen kan met eID, itsme, SMS of e-mail (eenmalige code). Zodra iedereen getekend heeft, plaatst Epowerhr de ondertekende PDF en het audit trail automatisch in het dossier van de medewerker.

De volledige flow blijft binnen Epowerhr: HR genereert het document vanuit het record waar het bij hoort, de ondertekenaar krijgt een to-do en een e-mail, tekent in de browser en komt daarna terug in Epowerhr terecht. De handtekening zelf wordt afgehandeld door een extern ondertekenplatform dat BCS Epowerhr aan Epowerhr gekoppeld heeft.

Gegenereerde documenten — het ontwerp, de ondertekende PDF en het audit trail — worden automatisch bewaard in het personeelsdossier van de medewerker. Je hoeft dus zelf niets op te laden of te verplaatsen. De documentcategorie die je op het sjabloon kiest, bepaalt waar in het personeelsdossier het document terechtkomt en wie het mag zien. Zie Documentbeheer voor de werking van het personeelsdossier, de categorieën en de zichtbaarheid.

Voor je begint

Je hebt nodig:

• Rechten — Gegenereerde documenten bekijken om de ondertekeningsstatus te zien, Gegenereerd document toevoegen / wijzigen / verwijderen om documenten te genereren, te versturen en te verwijderen. Voor het beheer van sjablonen heb je daarnaast Documentsjabloon toevoegen / wijzigen / verwijderen nodig.
• Een Word-sjabloon (.docx) met de tekst van de overeenkomst en de tags die hieronder beschreven worden.
• Ondertekenaars die gebruiker zijn in Epowerhr — elke ondertekenaar moet een bestaande gebruiker zijn met een taal op de gebruikersfiche. Wie met SMS (of eID) tekent, heeft ook een geldig gsm-nummer in internationaal formaat nodig (bijvoorbeeld +32475123456), als Mobiel werk of Mobiel privé.
• Ondertekencredits — elektronische handtekeningen worden betaald met credits. Digitaal ondertekenen moet geactiveerd zijn voor jouw organisatie en er moet voldoende krediet beschikbaar zijn voor je documenten ter ondertekening kan versturen. Neem contact op met je salescontact bij BCS Epowerhr voor de voorwaarden en om credits te bestellen.

Begrippen

• Documentsjabloon — het .docx-bestand plus de configuratie ervan: bij welke rubriek het hoort, onder welke documentcategorie het resultaat bewaard wordt, welke velden ingevuld worden en wie er tekent.
• Tag — een placeholder zoals #PersonFirstName# of #SIG001_100_200# die je in het Word-bestand plakt. Epowerhr vervangt veldtags door gegevens, het ondertekenplatform gebruikt de #SIG…#-tag om de handtekening te plaatsen.
• Gegenereerd document — één concreet document, gemaakt op basis van een sjabloon voor één medewerker, met een eigen ondertekeningsstatus.
• Ondertekenaar — één persoon die moet tekenen, met een volgorde en één of meerdere toegelaten ondertekenmethodes.
• Audit trail — een PDF van het ondertekenplatform met wie wat wanneer en hoe ondertekend heeft. Deze wordt naast het ondertekende document bewaard.

Deel 1 — Een documentsjabloon configureren (beheer)

Stap 1 — Maak het sjabloon aan

Ga naar Beheer → Documentsjablonen en maak een nieuw sjabloon aan. Vul in:

Bewaar. Met de knop Kopiëren in de actiebalk maak je een kopie van een bestaand sjabloon.

Stap 2 — Velden toevoegen (tabblad Velden)

Open het tabblad Velden van het sjabloon.

Gegevensvelden halen data rechtstreeks uit Epowerhr. Ze zijn gegroepeerd per bron — Algemeen, Persoon, Adres, Contract, Afwezigheid, Nevenactiviteit — en elk veld heeft een vaste tag, bijvoorbeeld:

• #PersonFirstName#, #PersonLastName#, #PersonBirthDate#, #PersonSocialSecurityNumber#
• #PersonAddressStreet#, #PersonAddressNumber#, #PersonAddressPostalCode#, #PersonAddressCity#
• #EmployeeContractStartDate#, #EmployeeContractContractType#, #EmployeeContractFte#, #EmployeeContractProbationEndDate#
• #AbsenceStartDate#, #AbsenceEndDate#, #AbsenceAbsenceType#
• #SideActivityName#, #SideActivityStartDate#, #SideActivityDescription#
• #CurrentDate# — de datum waarop het document gegenereerd wordt

Vrije velden zijn waarden die niet in Epowerhr staan en die ingetypt worden door wie het document genereert. Per vrij veld stel je het type in (Tekst, Tekstvak, Getal, Datum), een label per taal, eventueel een standaardwaarde en de volgorde waarin ze in de wizard verschijnen. Elk vrij veld krijgt een eigen tag.

Kopieer elke tag naar het Word-bestand, op de plaats waar de waarde moet verschijnen. Hoofdletters maken niet uit.

Stap 3 — Ondertekenaars toevoegen (tabblad Handtekeningen)

Open het tabblad Handtekeningen en klik op Ondertekenaar toevoegen.

Elke rij toont een tag zoals #SIG001_100_200#. Kopieer die (het kopieericoon naast de tag) en plak hem in het Word-bestand exact op de plaats waar het handtekeningblok van die ondertekenaar moet komen.

Belangrijk: pas de tekst van de tag niet aan. Het nummer komt overeen met de ondertekenvolgorde en het deel _100_200 bepaalt de grootte van het handtekeningvak. Epowerhr hernummert de tags wanneer je de volgorde wijzigt — controleer daarna dus opnieuw de tags in je Word-bestand. Als de tag van een ondertekenaar niet in het document gevonden wordt, mislukt het versturen met een foutmelding over een ontbrekende ondertekenmarkering.

De tags zelf worden onzichtbaar gemaakt (witte tekst) in het document dat naar het ondertekenplatform gaat, zodat ze niet in de uiteindelijke PDF verschijnen.

Deel 2 — Een document genereren (HR)

Stap 1 — Start de wizard

Open het record waar het document bij hoort — een contract, een afwezigheid of een nevenactiviteit — en klik op Document genereren. Er opent een wizard met vier stappen.

1. Sjabloon — kies het sjabloon. Je krijgt een voorbeeld van het lege sjabloon te zien.
2. Gegevens — vul de vrije velden van het sjabloon in. Gegevensvelden worden automatisch ingevuld en staan in lezen-alleen. Heeft het sjabloon geen vrije velden, dan verschijnt Er zijn geen velden geconfigureerd voor dit sjabloon.
3. Voorbeeld document — een PDF-voorbeeld van het afgewerkte document, met alle gegevens ingevuld en elk handtekeningvak aangeduid als Handtekening [naam]. Handig om de opmaak te controleren voor je genereert.
4. Handtekeningen — de lijst van ondertekenaars met hun volgorde, naam, toegelaten methodes en, waar relevant, het e-mailadres en gsm-nummer dat gebruikt zal worden.

Klik op Genereer.

Heeft een ondertekenaar geen geldig gsm-nummer, of kan een ondertekenaar niet aan een gebruiker gekoppeld worden, dan blokkeert de wizard hier met de melding Mobiele telefoon moet in een internationaal formaat zijn (bv. +32XXXXXXXXX) of Niet alle ondertekenaars hebben een bestaande gebruiker. Pas de gebruiker of de contactgegevens aan en start opnieuw.

Stap 2 — Versturen voor handtekening

Het gegenereerde document verschijnt in de documentenlijst van het record met ondertekeningsstatus Verstuur voor handtekening. Er is op dat moment nog niets verstuurd — het document bestaat enkel in Epowerhr.

Klik op Verstuur voor handtekening. Epowerhr doet dan het volgende:

• het document wordt naar het ondertekenplatform gestuurd en omgezet naar PDF/A,
• elke ondertekenaar wordt geregistreerd met de toegelaten methodes en de positie van de handtekening,
• de status van het document en van elke ondertekenaar wordt Wachtend op handtekening,
• er wordt een to-do aangemaakt voor de ondertekenaars en de e-mail Overeenkomst ondertekenen wordt verstuurd.

De meldingen van het ondertekenplatform zelf staan bewust uit, zodat ondertekenaars enkel de e-mail van Epowerhr krijgen.

Deel 3 — Een document ondertekenen (ondertekenaar)

De ondertekenaar krijgt een e-mail Overeenkomst ondertekenen met een link, en ziet in Epowerhr een to-do … overeenkomsten om te ondertekenen.

1. Klik op de to-do of op de link in de e-mail. Epowerhr opent de pagina met de overeenkomsten die op jou wachten.
2. Klik op het document. Epowerhr geeft over aan het ondertekenplatform.
3. Kies een ondertekenmethode — de methodes die de beheerder voor deze ondertekenaar toegelaten heeft: eID (kaartlezer), Itsme (app), SMS (code per sms) of E-mail (code per e-mail).
4. Rond de handtekening af. Je komt terug in Epowerhr met de bevestiging Overeenkomst correct ondertekend.

Staan er nog ondertekenaars na jou in de volgorde, dan wordt de volgende pas uitgenodigd nadat jij getekend hebt. Wie niet wil tekenen, kan het document afwijzen; de flow stopt dan en de volgende ondertekenaars worden niet meer gevraagd.

Na de laatste handtekening kom je terecht bij je eigen documenten (als je de categorie mag zien) of terug op je startpagina.

Deel 4 — Na het ondertekenen

Zodra alle ondertekenaars getekend hebben, doet Epowerhr automatisch het volgende:

• de ondertekende PDF wordt opgehaald en vervangt het oorspronkelijke Word-document in het personeelsdossier van de medewerker,
• het audit trail wordt er als PDF naast bewaard (bestandsnaam eindigt op _AuditTrail.pdf),
• het ondertekende document wordt zichtbaar gemaakt voor de medewerker,
• de e-mail Overeenkomst ondertekend wordt naar de medewerker gestuurd,
• het pakket wordt bij het ondertekenplatform verwijderd (het platform houdt dus geen kopie bij).

Het ondertekende document en het audit trail vind je terug in het personeelsdossier van de medewerker, onder de documentcategorie die op het sjabloon ingesteld is. Vanaf dan gedragen ze zich als elk ander document: dezelfde categorieën, rechten en zichtbaarheidsregels zijn van toepassing — zie Documentbeheer.

Ondertekeningsstatussen

Een document verwijderen

Als je een gegenereerd document verwijdert, wordt ook alles bij het ondertekenplatform opgeruimd: een aanvraag die nog loopt, wordt eerst ingetrokken, daarna worden het pakket, het documentbestand en het audit trail verwijderd. Openstaande to-do's voor dat document verdwijnen mee.

Veelgestelde vragen

Kost digitaal ondertekenen iets? Ja. Elektronische handtekeningen worden aangerekend met credits, bovenop je gewone Epowerhr-abonnement. De functionaliteit moet geactiveerd zijn voor jouw organisatie en er moeten voldoende credits beschikbaar zijn voor je documenten ter ondertekening kan versturen. Je salescontact bij BCS Epowerhr licht de tarieven toe en regelt de credits voor je.

Kan dezelfde persoon meerdere keren tekenen in één document? Ja — voeg de ondertekenaar twee keer toe met een verschillende volgorde. Elke keer krijgt een eigen #SIG…#-tag en een eigen handtekeningvak.

Mogen ondertekenaars in willekeurige volgorde tekenen? Nee. De volgorde op het sjabloon wordt afgedwongen: elke ondertekenaar wordt pas uitgenodigd nadat de vorige getekend heeft.

Hebben ondertekenaars een Epowerhr-licentie nodig? Ondertekenaars moeten gebruiker zijn in Epowerhr. Externe partijen die geen gebruiker zijn, kan je niet als ondertekenaar toevoegen.

Welke ondertekenmethode kiezen we best? Laat er waar mogelijk meerdere toe. eID vraagt een kaartlezer, itsme vraagt de app, SMS vraagt een correct gsm-nummer op de persoon en e-mail vraagt een geldig e-mailadres op de gebruiker. Is een methode niet beschikbaar voor een ondertekenaar, dan kiest die gewoon een andere.

Waar worden de gegenereerde documenten bewaard? In het personeelsdossier van de medewerker, onder de documentcategorie die op het sjabloon ingesteld is — automatisch, zodra het document gegenereerd wordt. Je hoeft zelf niets op te laden of te klasseren.

Waarom ziet de medewerker het document nog niet? Een document dat nog handtekeningen nodig heeft, wordt onder de documentcategorie van het sjabloon bewaard en wordt pas zichtbaar voor de medewerker zodra het volledig ondertekend is. Sjablonen zonder ondertekenaars leveren een document op dat meteen zichtbaar is. De zichtbaarheid hangt verder af van de instellingen van de categorie, zoals beschreven in Documentbeheer.

Wat gebeurt er als een ondertekenaar afwijst? Het document krijgt de status Afgewezen, de ondertekenaars die nog niet getekend hadden worden gereset en het pakket wordt afgesloten bij het ondertekenplatform. Genereer een nieuw document om opnieuw te starten.

Waar vinden we het bewijs van wie getekend heeft? In het audit trail dat naast het ondertekende document bewaard wordt. Daarin staat elke ondertekenaar, het moment van ondertekenen en de gebruikte methode. Epowerhr logt daarnaast per ondertekenaar de ondertekenmethode en -datum.