Voordat werknemers aan de applicatie worden toegevoegd, moet er een organisatiestructuur worden gemaakt in de applicatie. Deze organisatiestructuur kan handmatig worden aangemaakt of worden toegevoegd via een initiële upload.
Onderstaande filmpje geeft je meer info over de organisatorische eenheden. In hoofdstuk 3 komt het opladen aan bod.
Meest voorkomende velden
Hieronder vindt u de meest gebruikte velden om de afdelingsstructuur van een organisatie te uploaden. Deze informatie kan worden aangeleverd in een Excel-bestand dat kan worden geüpload in de applicatie.
| Veld | Verplicht? | Commentaar |
| Code | Verplicht | Unieke code voor deze organisatorische eenheid. Bij voorkeur is dit een code die al wordt gebruikt als unieke referentie in andere applicaties (zoals payroll) - voor het geval er een interface nodig is. |
| Naam | Verplicht | Naam van de organisatorische eenheid |
| Bovenliggende code | Verplicht (*) | De unieke code van de directe bovenliggende organisatorische eenheid waartoe deze eenheid behoort. |
| Referentienummer Manager | Optioneel | Dit is het unieke werknemers-/referentienummer van de persoon die verantwoordelijk is voor deze eenheid. |
| Naam Manager | Informatief | Dit veld is niet verplicht voor de upload. In de meeste gevallen wordt deze naam alleen vermeld om het uploadbestand leesbaarder te maken. |
(*) Dit veld is niet verplicht voor de bovenste rij / hoogste niveau (=in de meeste gevallen de bedrijfsnaam).
Voorbeeld
Het volgende organigram van het bedrijf "Contoso Company" toont alle organisatorische eenheden in dat bedrijf.
Om de bovenstaande organisatiestructuur te uploaden, moet je een uploadbestand maken zoals in de onderstaande tabel.
| Code | Naam | Bovenliggende code | Referentienummer Manager | Naam Manager |
| 1 | Contoso Company | 51515151 | Jef Janssens | |
| 2 | Human Resources | 1 | 12115858 | Dirk Peeters |
| 3 | Compensation & Benefits | 2 | ||
| 4 | Sales | 1 | 56515111 | Pieter Dierckx |
| 5 | Sales Belgium | 4 | 55551515 | Eva Somers |
| 6 | Sales US | 4 | 18899991 | John Anderson |
| 7 | IT | 1 | ||
| 8 | Production | 1 | ||
| 9 | Team 1 | 8 | ||
| 10 | Team 2 | 8 |
Voorbeeldbestand
Download het bestand hieronder om een voorbeeld te zien van hoe dit bestand eruit zou kunnen zien (organisatiestructuur.xlsx = Nederlandstalige versie en orgunits.xlsx = Engelstalige versie).