In dit artikel/filmpje tonen we u hoe personen te beheren in de software.
- Voorwaarden
- Het verschil tussen een persoon en een medewerker
- Hoe een persoon toevoegen of aanpassen
- Hoe een medewerker toevoegen of aanpassen
- Welke info is zichtbaar voor de medewerker in diens profiel
Voorwaarden
Om een nieuwe persoon te kunnen toevoegen, dient u toegang te hebben tot het onderdeel
Admin > Personeelsadministratie.
Het verschil tussen een persoon en een medewerker
Het is belangrijk om dit verschil te kennen om de software te kunnen gebruiken. Iedereen kan worden geregistreerd als een persoon, zo bijvoorbeeld ook een familielid dat wordt geregistreerd in de applicatie (bv. een kind ten laste, een partner,...).
Zodra voor een persoon een actieve functie wordt toegevoegd, wordt die persoon een medewerker.
De manier waarop een persoon of een medewerker wordt weergegeven is dezelfde. Alleen zullen bij een persoon minder velden zijn ingevuld dan bij een medewerker.
Er zijn 2 manieren om iemand toe te voegen in de applicatie:
- als persoon: via Admin > Personeelsadministratie > Persoon zoeken > Persoon toevoegen
- als medewerker: via Admin > Algemeen > Medewerkers > Medewerker toevoegen
Een persoon toevoegen of aanpassen
Ga naar Admin > Personeelsadministratie > Persoon zoeken.
HIer kan u iemand toevoegen via "Persoon toevoegen".
Via de filters kan u een bepaald persoon zoeken. Door de filters leeg te laten en op "Zoeken" te klikken, krijgt u de volledige lijst van personen en medewerkers die geregistreerd zijn in de software.
Nota: rechts bij de filters kan u specifiëren of u op zoek bent naar personen, mét een actieve functie (medewerkers) of alle andere personen.
In de resultatenlijst ziet u helemaal rechts of het gaat over een persoon of een medewerker.
Klik vervolgens op de optie "Selecteren" in de lijn van de persoon die u wenst te bekijken of te wijzigen, om diens gegevens te openen.
Hier komt u eerst terecht op de Overzichtspagina voor die persoon. Dit is echter een samenvatting van gegevens uit andere secties. Het aanpassen van deze velden dient in de andere secties te gebeuren.
| Referentienr | Dit nummer dient uniek te zijn, bijvoorbeeld personeelsnummer |
| Familienaam | Familienaam |
| Voornaam | Voornaam |
| Roepnaam | Voornaam waarmee de persoon wenst aangesproken te worden |
| Geboortedatum | Geboortedatum |
| Org. eenheid | Organisatorische eenheid waartoe de medewerker behoort |
| Rapporteert aan | Naam van de manager van de medewerker |
| Kostenplaats | Kostenplaats waartoe de medewerker behoort |
| Locatie | Plaats waar de medewerker is tewerkgesteld |
| Huispost | Huispost of interne postbus van de medewerker |
| Functie | Functie van de medewerker |
| Type medewerker |
Bv. extern, intern,... Hiervoor dient een lijst te worden geconfigureerd via Keuzelijsten > Basislijsten > Type medewerker |
| Contracttype |
Bv. statutair, contractueel,... Hiervoor dient een lijst te worden geconfigureerd via Keuzelijsten > Basislijsten > Contracttype |
| Duurtijd |
Bv. bepaalde duur, onbepaalde duur,... Hiervoor dient een lijst te worden geconfigureerd via Keuzelijsten > Basislijsten > Duurtijd |
| FTE (contr.) | Het percentage van tewerkstelling volgens het contract |
| Startdatum | Startdatum van tewerkstelling |
| Anciënniteitsdatum | De referentiedatum voor het berekenen van de anciënniteit |
| Subtype afwezigheid |
Bv. ouderschapsverlof, palliatieve zorgen,... Hiervoor dient een lijst te worden geconfigureerd via Keuzelijsten > Basislijsten > Subtype afwezigheid |
| FTE (eff.) | Het effectieve percentage van tewerkstelling |
| Persoonlijke classificatie | Hay classificatie van de medewerker |
| Salaris | Salaris van de medewerker |
In het menu aan de linkerzijde zijn de persoonsgegevens opgedeeld in 3 onderdelen. Per onderdeel is de volgende informatie beschikbaar:
- Persoonlijk
- Overzicht
- Persoon
- Adressen
- Persoonlijke contactgegevens
- Noodcontacten
- Familieleden
- Opleidingen
- Talenkennis
- Vorige werkgevers
- Functie
- Professionele contactgegevens
- Werknemerscontacten
- Afwezigheden
- Functiehistoriek
- Salarisinformatie
- Woon-werk verkeer
- Supplementen
- Voordelen
- Fiscale informatie
- Bijlagen
- Varia
- Tellers
- Vakantiekalenders
- Loopbaan
- Competenties
- Ontwikkelingspaden
- Bijlagen ontwikkeling
- Ontwikkelingsnoden
Een medewerker toevoegen of aanpassen
Via Admin > Algemeen gaat u naar "Medewerkers".
Klik hier op "medewerker toevoegen" en vul in het volgende venster de persoonsgegevens in. Klik op volgende om een functiehistoriek toe te voegen. Vul hierbij minstens de verplichte velden in en klik op Volgende om verder te gaan.
U komt nu in het scherm "Detail gebruiker" terecht. Kies hier de taal, toe te passen tijdzone en het gebruikte authenticatie type. Bepaal de login voor deze medewerker en selecteer onder welke gebruiksersgroep(en) deze valt. Bevestig met de knop "Finalizeren".
Welke info is zichtbaar voor de medewerker in diens profiel
Wanneer een medewerker is ingelogd op de applicatie, kan deze navigeren naar het eigen profiel via de knop "Mijn profiel" in het hoofdmenu.
Afhankelijk van de configuratie van de gebruikersrechten en metadata zijn de volgende zaken beschikbaar:
Profiel
In de tab "Profiel" is er de mogelijkheid om de volgende velden te tonen;
- E-mailadres
- Taal van de medewerker
- Afdeling(en)
- Kostenplaats
- Telefoonnummer werk
- Gsm-nummer werk
- Faxnummer werk
- Referentienummer van de medewerker
- Plaats van tewerkstelling (locatie)
- Huispost
- Verdieping
- Authenticatiemethodes
- Directe leidinggevende(n)
- Werkschema
Persoonlijke gegevens
- Persoonlijke gegevens zoals thuisadres, telefoonnummers, geboortedatum, bankrekeningnummer, burgerlijke staat en rijksregisternummer;
- Noodcontacten;
- Gezinsleden.
Deze rubrieken kan de beheerder via Admin ook terugvinden onder Personeelsadministratie > Person > Persoonlijk.
Contract
- Anciënniteit
- Startdatum contract
- Uurrooster (=werkschema)
- Woon-werk verkeer
Deze rubrieken kan de beheerder via Admin ook terugvinden onder Personeelsadministratie > Functie > Werknemerscontract.
Loopbaan
In deze tab ziet de medewerker zijn of haar diploma's, vorige werkgevers en functiehistoriek in omgekeerd chronologische volgorde.
Deze rubrieken kan de beheerder via Admin ook terugvinden onder Personeelsadministratie > Functie > Functiehistoriek.
Projecten
Hier kunnen medewerkers projecten toevoegen waar ze aan (mee)gewerkt hebben. Per project kunnen ze ook aanduiden welke competenties ze gebruikt hebben in dat project.
Competenties en talen
In deze tab kunnen medewerkers zelf hun talenkennis aanpassen. De medewerkers kunnen kiezen uit de talen die geconfigureerd zijn in de keuzelijsten.
Ontwikkeling
In deze tab wordt de opleidingshistoriek getoond indien de medewerker al opleiding gevolgd heeft. Ook toekomstige opleidingen worden getoond naast de certificaten die de medewerker verworven heeft. Indien gewenst, kan de medewerker ook zelf certificaten toevoegen.
De Opleidingsmodule moet geactiveerd zijn om deze functionaliteit te gebruiken.
Prestatie
In deze tab worden de actieve (evaluatie)gesprekdocumenten van de medewerker getoond.
Om hiervan gebruik te maken moet de module "Performance Management" actief zijn.
On & Offboarding
In deze tab krijgt men een overzicht van de taken die afgewerkt moeten worden in de functie van de on/offboarding van een medewerker. De taken zelf moeten niet afgewerkt worden door de medewerker zelf, maar gegeven het overzicht van alles wat er nog moet gebeuren voor deze medewerker.
Alleen de persoon of groep van persoon die aangeduid zijn voor de taak, kunnen de taak op voltooid plaatsen.
Deze functionaliteit vereist dat de module "On & offboarding" geactiveerd is.
Bijlagen
In dit gedeelte kunnen gebruikers bijlagen opladen. De categorieën die op het scherm getoond worden, kunnen beheerd worden via Personeelsadministratie> Bestandscategorieën
Meer informatie over deze bijlagen kan je terugvinden in dit artikel.
Meer informatie over welke items de medewerker kan wijzigen, kan je terugvinden in het artikel over employee self service.