Dit artikel beschrijft op welke manier je certificaten kan gebruiken binnen de toepassing. Bij het certificaat onderscheiden we twee aspecten:

Metadata: hier gaan we een aantal velden invullen zoals het type, instituut, datum en vervaldatum

Bijlage: dit is het document zelf dat je optioneel als bijlage kan opladen

Er is de mogelijkheid om zowel de medewerker als beheerder certificaten te laten raadplegen/toevoegen.

1. Certificaten zichtbaar voor de medewerker
2. Certificaten zichtbaar voor de leidinggevende
3. Certificaten zichtbaar voor de beheerder

 

Vereisten

De module "Opleiding" moet geactiveerd zijn.

De beheerder moet de lijst met mogelijke type certificaten al aangemaakt hebben via Admin > Keuzelijsten > Opleidingscertificaat. Bij het aanmaken van het type Opleidingscertificaat moeten de volgende velden ingevuld worden:

Velden met een * zijn verplicht

Code*	Geef hier een unieke code voor dit certificaat in
Naam*	Hier kan je de naam van het type certificaat ingeven (bv. EHBO of Code 95).
Sorteervolgorde*	Hier moet een numerieke waarde ingegeven worden.
Geldigheid (maanden)*	Indien een certificaat beperkt geldig is, kan je hier de geldigheidsperiode in aantal maanden ingeven. Wanneer een certificaat onbeperkt geldig is, vul je hier de waarde 0 in.
Actief	Vink hier aan of het certificaat nog actief gebruikt.
Standaard	Indien het certificaat in de keuzelijst voor iedereen zichtbaar mag zijn, moet dit aangevinkt worden. Voor nieuwe soort certificaten die door de medewerkers toegevoegd worden, staat dit uitgevinkt.
Icoon	Standaard is de waarde hier "Geen". Door de waarde te wijzigen naar "E-learning" wordt er een extra icoon voor dit certificaat op het tabblad "Ontwikkeling" onder "Mijn profiel" getoond voor de medewerkers die dit certificaat verworven hebben.

 

Certificaten zichtbaar voor de medewerker

Mijn profiel

Via "Mijn profiel" kan de medewerker het tabblad "Ontwikkeling" raadplegen - indien de nodige rechten geactiveerd zijn. Op het tabblad "Ontwikkeling" kunnen zowel de opleidingshistoriek als de behaalde certificaten getoond worden.

Indien de nodige rechten geactiveerd zijn, kan de medewerker rechts bovenaan op "Certificaat toevoegen" klikken om de lijst uit te breiden.

Hierbij moet de medewerker de onderstaande velden invullen.

Velden met een * zijn verplicht

Certificaat*	Hier kan men een certificaat selecteren dat via de keuzelijsten is aangemaakt (dit aangevinkt zijn met de optie Standaard) of de medewerker kan zelf een naam van een certificaat ingeven. Deze laatste wordt dan aangemaakt zonder dat Standaar aangevinkt is
Uitgever	Naam van de organisatie die het certificaat uitgereikt heeft
Behaald op*	Datum waarop het certificaat behaald werd
Vervalt op	Datum waarop het certificaat vervalt. Dit mag leeg blijven wanneer het certificaat onbeperkt geldig blijft
Bijlage	Optioneel kan je het certificaat ook als bijlage opladen.

 

Opleiding CV

Via de module Opleiding kan doorklikken naar de opleidingshistoriek van een medewerker. Bovenaan verschijnt er dan de optie "Download opleiding CV".

In het opleiding CV is standaard ook een rubriek voorzien met de behaalde certificaten. Je kan die rubriek ook verbergen door de achterliggende Word template aan te passen. Dit laatste moet wel door de helpdesk uitgevoerd worden.

CV genereren

In "Mijn profiel" kan er ook een optie "CV genereren" geactiveerd worden. Op basis van een Word template worden er dan een aantal gegevens van de medewerker getoond in een Word-document. De gebruiker kan zelf kiezen welke certificaten mee in de export naar Word verschijnen.

 

Certificaten zichtbaar voor de leidinggevende

Mijn profiel

Via "Mijn profiel" van een van zijn/haar medewerkers kan de leidinggevende ook het overzicht van de certificaten raadplegen. De leidinggevende heeft echter niet de optie om certificaten te wijzigen.

Opleiding CV

De leidinggevende kan de optie "Download opleiding CV" op dezelfde manier gebruiken als de medewerker.

CV genereren

De leidinggevende kan de optie "CV genereren" op dezelfde manier gebruiken als de medewerker.

Rapportering

Indien de rapportering voor de leidinggevende geactiveerd is, kan er ook een extra rapport "Certificaten" via de rechten geactiveerd worden waarbij de leidinggevende het overzicht krijgt van alle certificaten in zijn/haar team.

 

Certificaten zichtbaar voor de beheerder

Beheer certificaten van medewerkers

Ook via de Admin kan de beheerder de certificaten van een medewerker opzoeken en beheren.

Dit is mogelijk via Admin > Opleiding > "Opleidingsfiches medewerker" en daar kan je dan eerst een medewerker opzoeken.

Vervolgens kan je via het tabblad "Certificaten" het overzicht van de behaalde certificaten raadplegen en eventueel ook een extra certificaat toevoegen.

Standaard staat de optie op enkel de meest recente versie van elk certificaat te tonen aangevinkt. Certificaten die vervallen zijn, worden aangeduid in het rood.

Rapportering

Via Admin > Opleiding > Rapporten kan de beheerder de volgende rapporten raadplegen:

Medewerkerscertificaten: Dit rapport geeft een overzicht van de meest recent verkregen certificaten van alle medewerkers

Medewerkerscertificaten (geschiedenis): Dit rapport geeft een overzicht van alle behaalde certificaten (inclusief certificaten die vervallen en ondertussen al hernieuwd zijn).