- Algemeen
- Eerste stappen
- Wachtlijst
- Een opleidingssessie toevoegen/bewerken
- Een opleidingsessie kopiëren
Algemeen
- Een opleiding bevat de informatie over de cursus.
- Een opleidingsessie is een moment dat de opleiding georganiseerd wordt.
Bij een opleiding van drie dagen betekent dit dat u één opleidingsessie van drie dagen heeft. Wordt de opleiding twee keer georganiseerd, dan heeft u twee opleidingsessies van elk drie dagen.
Eerste stappen
Er zijn verschillende manieren om toegang te krijgen tot de opleidingssessies:
- Ga naar Admin - Opleiding - Opleidingscatalogus - Zoek uw opleiding - Klik op het tabblad Opleidingssessies.
- Ga naar Admin - Opleiding - Opleidingssessies
- Zoek uw opleidingsessie om een opleidingsessie te bewerken
- Of klik op Opleidingssessie toevoegen om een nieuwe aan te maken.
- Of selecteer een opleidingssessie en klik op Opleidingsessie kopiëren om een opleidingsessie te dupliceren.
Belangrijk om te weten:
- Een Opleiding is de volledige cursus
- Een Opleidingssessie is een moment waarop de Opleiding plaats zal vinden. Een sessie kan uit meerdere dagen bestaan
- Voor een Opleiding kunnnen meerdere Opleidingssessies georganiseerd worden.
Voorbeeld: Ik heb een Opleidng: Leiderschap. De volledige opleiding duurt drie dagen en wordt twee keer per jaar gegeven. Dit betekent dat ik twee opleidingssessies van elk drie dagen heb.
Wachtlijst
De wachtlijst is een speciaal soort sessie die voor elke training wordt aangemaakt. Standaard is deze wachtlijst actief en publiek voor opleidingen die ook actief en publiek zijn. Om dit te wijzigen klikt u op het potloodje bij de wachtlijst.
In het tabblad details:
| Actief | De wachtlijst kan gebruikt worden |
| Publiek | De wachtlijst is zichtbaar in de catalogus voor medewerkers als de opleiding ook actief en publiek is. |
| Drempelwaarde | Een beheerder kan een bericht aanmaken dat wordt verstuurd als de drempelwaarde van de wachtlijst is bereikt. Op die manier is het eenvoudig om de interesse voor een bepaalde opleiding te monitoren. |
| Type | Het is mogelijk een sessietype te selecteren. Daarvoor moet de beheerder eerst de verschillende opties aanmaken in de lijst Type opleidingssessie. (Ga naar Admin – Algemeen - Keuzelijsten) |
| Commentaar | Hier kunt u commentaar toevoegen. |
Een opleidingssessie toevoegen/bewerken
Details
Velden met een * zijn verplicht.
Velden met een ° zijn zichtbaar voor de deelnemer als de opleidingssessie actief en publiek is.
| Opleiding*° | Selecteer de opleiding waarvoor u een sessie wilt aanmaken. |
| Code* | Kies uw eigen code of klik op Stel unieke code voor en het systeem zal een code verstrekken. |
| Locatie*° | Vul de locatie van de sessie in. |
| Trainer° | Vul de trainer van de sessie in. |
| Publiek | De sessie is zichtbaar in de opleidingscatalogus voor medewerkers. |
| Actief | De sessie is actief. Als de einddatum van een sessie is bereikt, wordt de sessie niet meer in de catalogus getoond voor de medewerker. |
| Commentaar | Voeg een commentaar toe aan de sessie. |
| Behoefteanalyse° |
Welke vragenlijst moet worden verstuurd om de verwachtingen van de deelnemer van de opleiding te analyseren. Standaard worden uw instellingen op de opleiding gekopieerd. Als u deze op sessieniveau wijzigt, heeft dat alleen gevolgen voor deze sessie. Zie ook Configureren van evaluatieformulieren voor opleidingen. |
| Evaluatie° |
Welke vragenlijst moet na de opleiding naar de deelnemer worden gestuurd om de opleiding te evalueren. Standaard worden uw instellingen op de opleiding gekopieerd. Als u deze op sessieniveau wijzigt, heeft dat alleen gevolgen voor deze sessie. Zie ook Configureren van evaluatieformulieren voor opleidingen. |
| Effectiviteitsmeting° | Welke vragenlijst moet na de opleiding naar de deelnemer worden gestuurd om de effectiviteit van een opleiding te evalueren. Standaard worden uw instellingen op de opleiding gekopieerd. Als u deze op sessieniveau wijzigt, heeft dat alleen gevolgen voor deze sessie. |
| Record eigenaar* | Standaard is dit de maker van het record (sessie) in het systeem. |
| Begindatum° |
Dit is de startdatum van de opleidingssessie. Bij het aanmaken van de sessie kunt u dit veld niet invullen. Dit veld wordt automatisch ingevuld op basis van wat u in het tabblad "Data" zet. Zie ook Configureren van evaluatieformulieren voor opleidingen. |
| Einddatum° | Dit is de einddatum van de opleidingssessie. Bij het aanmaken van de sessie kunt u dit veld niet invullen. Dit veld wordt automatisch ingevuld op basis van wat u in het tabblad "Data" zet. |
| Totale kost sessie | Dit veld wordt automatisch berekend en is gebaseerd op de kosten die u hebt ingevuld in het tabblad Kosten. |
| Berekening deelnemerskost* |
Er zijn drie mogelijkheden om de kosten van een deelnemer te berekenen: Variabel (op basis van sessiekosten) De kosten voor een deelnemer worden gebaseerd op de kosten die u heeft ingevuld in het tabblad Kosten. De kosten worden gedeeld door het aantal deelnemers. De kosten per deelnemer hangen dus af van het aantal deelnemers. Bijv. U heeft een catering kost van 100 euro en een kost voor een trainer van 1400 euro en 5 deelnemers -> de kost per deelnemer zal zijn (€1500 + €100)/5= €300 Let wel: in het budget wordt pas met deze kost rekening gehouden vanaf het moment dat een deelnemer de status "deelgenomen" (of afwezig) krijgt voor die sessie. Tot dan wordt in het budget rekening gehouden met de deelnemerskost die u in de sessie heeft ingevuld (zie hieronder). Vast bedrag (opleiding) De kosten per deelnemer zijn de kosten die je hebt ingevuld bij het Opleidingsdetail. Vast bedrag (sessie) De kosten per deelnemer zijn de kosten die u hebt ingevoerd bij de sessie. (Zie hieronder -> Deelnemerskost) |
| Automatisch berekenen van aantal uren | U kunt ervoor kiezen het systeem de uren te laten berekenen op basis van wat u hebt ingevuld in het tabblad "Data", of wanneer u dit vakje niet aanvinkt, kunt u het aantal uren handmatig invoeren. |
| Aantal uren* |
Als het vakje "Automatische berekening van aantal uren" is aangevinkt, kunt u dit veld niet invullen omdat het veld automatisch wordt ingevuld op basis van wat u in het tabblad "Data" hebt ingevuld. Wanneer het vakje "Automatische berekening van aantal uren" niet is aangevinkt, kunt u dit veld wel invullen. Standaard wordt het aantal uren gebruikt dat u op de opleiding heeft ingevuld. U kunt dit hier wijzigen. Dit heeft alleen gevolgen voor deze sessie. |
| Deelnemerskost* | Standaard worden de kosten gebruikt die op het opleidingsdetail zijn ingevuld. U kunt dit hier wijzigen. Dit heeft alleen gevolgen voor deze sessie. |
| Minimum aantal deelnemers* | Voer het minimum aantal deelnemers in. Er kan een bericht worden aangemaakt zodat de eigenaar van de training kan worden gewaarschuwd als het minimum aantal deelnemers niet wordt gehaald. (Klik hier voor meer informatie over berichten) |
| Maximum aantal deelnemers*° | Voer het maximum aantal deelnemers in. Zodra de sessie vol is, zien de medewerkers dit in de catalogus, en kunnen zij zich niet meer inschrijven voor deze sessie. Zij kunnen een andere sessie kiezen of zich inschrijven op de wachtlijst. |
| Taal*° |
Selecteer de taal van de sessie. Deze lijst moet worden ingesteld in Admin - Algemeen - Keuzelijsten - Taal opleidingsessie. U hebt hiervoor de nodige beheerdersrechten nodig. |
| Type | Deze lijst moet worden ingesteld in Admin - Algemeen - Keuzelijsten - Type opleidingssessie. U heeft hiervoor de nodige beheerdersrechten nodig. |
Datums
Hier kunt u de data invoeren waarop een sessie plaatsvindt. Vergeet niet dat een sessie één instantie van een opleiding is. Heeft u een opleiding van drie dagen dan betekent dit dat u één opleidingssessie van drie dagen heeft. Wordt de opleiding twee keer georganiseerd, dan heeft u twee opleidingssessies van elk drie dagen.
Toevoegen van data
Klik op Datum toevoegen om een nieuwe datum toe te voegen.
- Voer de datum in
- Voer de begintijd in
- Voer de eindtijd in
- Voer een zaal in
- Deze lijst moet worden ingesteld in Admin - Algemeen - Keuzelijsten - Zalen. U hebt hiervoor de nodige beheerdersrechten nodig. Het is ook mogelijk om de kamers te integreren met Outlook. Klik hier voor meer informatie
- Voer een opmerking in. De opmerking is niet zichtbaar voor de medewerker.
- Klik op Bewaren.
Als u nog een datum wilt toevoegen, kunt u dit proces herhalen.
U kunt ook meerdere data tegelijk toevoegen door te klikken op Voeg meerdere dagen toe.
- Vul de periode in waarvoor dit proces geldt
- Voer de begindatum in.*
- Vul de einddatum in.*
- Voer het beginuur in
- Voer het einduur in
- Voer in of de herhaling op dag-, week- of maandbasis moet worden berekend
- Voer het herhalingspatroon in
- Voer de dag in waarop de opleiding moet plaatsvinden
- Bepaal wanneer dit proces moet stoppen (nooit, na een bepaald aantal keren of op een bepaalde datum)
- Voeg een opmerking toe. Dit is niet zichtbaar voor de werknemer.
Data bewerken
Om een datum te bewerken, klikt u op het potloodje bij de datum die u wilt wijzigen en voert u de nodige wijzigingen uit.
Data verwijderen
Selecteer de datum(s) die u wilt verwijderen en klik op het Vuilbakje Verwijderen
Of klik op het vuilbakje in de rij van de datum die u wenst te verwijderen?
Gedeeltelijke aanwezigheid
Indien voor uw organisatie de registratie per dag is geactiveerd dan is het ook mogelijk om aan te geven dat een deelnemer alleen op bepaalde dagen aanwezig was.
Klik bij de deelnemer op het potloodje en ga naar de tab Aanwezigheden. Je kan de uren per dag aanpassen of je kan de deelnemer voor een bepaalde dag op afwezig zetten.
Kosten
Hier vindt u een overzicht van de verschillende kosten.
Als u wilt dat deze kosten worden meegenomen in de kosten per deelnemer, dan moet u in het tabblad Details van de sessie in het veld Kostenberekening deelnemer kiezen voor Variabel (op basis van kosten). Heeft u die optie niet gekozen, dan kunt u nog steeds het tabblad Kosten gebruiken, maar wordt de inhoud niet meegenomen in de berekening van de kosten per deelnemer.
Kosten toevoegen
- Klik op Kost toevoegen.
- Vul het type kosten in.*
- Deze lijst moet worden ingesteld in Admin - Algemeen - Keuzelijsten - Type kosten. U heeft hiervoor de nodige beheerdersrechten nodig.
- Vul het bedrag in*
- Vul een referentie in
- Voer een opmerking in
Kosten bewerken
Klik op het potloodje bij de kost die u wilt bewerken.
Kosten verwijderen
Selecteer de kosten die u wilt verwijderen en klik op het vuilbakje Verwijderen.
Of klik bij de te verwijderen kost op het vuilbakje.
Deelnemers
Hier kunt u de deelnemers van een opleidingssessie beheren.
Deelnemers toevoegen
Klik rechtsboven op Deelnemers toevoegen. U kunt beginnen te typen en het systeem begint medewerkers voor te stellen. U kunt de naam of het referentienummer van de persoon gebruiken. U kunt meerdere deelnemers tegelijk toevoegen door meerdere namen/referentienummers in te voeren. Een andere methode om meerdere personen tegelijk toe te voegen is door gebruik te maken van het geavanceerd zoeken. Hier kunt u zoeken naar alle medewerkers van een bepaalde afdeling, functie, enz. en ze allemaal tegelijk toevoegen.
Deelnemers verwijderen
Selecteer de deelnemers en klik op het Vuilbakje Verwijderen om te verwijderen.
Of klik bij de deelnemer op het vuilbakje.
Status van een deelnemer wijzigen
Er zijn verschillende statussen voor een deelnemer mogelijk:
- Aangevraagd: De werknemer heeft de opleiding aangevraagd, maar deze moet nog worden goedgekeurd.
- Goedgekeurd: Alle goedkeurders hebben de aanvraag van de medewerker goedgekeurd.
- Niet goedgekeurd: De aanvraag van de medewerker is niet goedgekeurd.
- Ingeschreven: De werknemer is ingeschreven voor de opleiding.
- Deelgenomen: De sessie heeft plaatsgevonden en de deelnemer was aanwezig.
- Afwezig: De sessie heeft plaatsgevonden, maar de deelnemer was niet aanwezig.
- Geannuleerd: De deelname van de medewerker is geannuleerd.
U kunt de status van (een) deelnemer(s) wijzigen door de deelnemer(s) te selecteren en op Status wijzigen te klikken. Of klik bij de deelnemer op het potloodje en pas daar de status aan.
Deelnemers verplaatsen naar een andere sessie
Selecteer de betreffende deelnemer(s) en klik op "Status wijzigen". Selecteer de juiste sessie of de wachtlijst in de keuzelijst en klik op Bevestigen.
De deelnemers zullen niet langer zichtbaar zijn in de huidige sessie.
Rapporten
Bij de tab deelnemer kan u twee rapporten downloaden:
- Aanwezigheidslijst
Dit is een lijst die u kunt gebruiken om deelnemers te laten tekenen als ze de training bijwonen. U kunt ook de taal van de aanwezigheidslijst kiezen.
In deze lijst komen alle medewerkers die status "Ingeschreven" hebben voor deze sessie.
- Deelnemerslijst
Deze lijst bestaat uit de gegevens van de deelnemers en kan bijvoorbeeld worden gebruikt om naar externe opleidingsleverancier te sturen.
Uitnodiging
Zodra u deelnemers aan de sessie hebt toegevoegd, kunt u een uitnodiging versturen. U kunt het onderwerp en de inhoud van de e-mailuitnodiging wijzigen en op Bewaren klikken.
Selecteer de deelnemer aan wie u de uitnodiging wilt sturen en klik op Uitnodiging verzenden. Zodra de uitnodiging is verzonden, kunt u in de tabel zien wanneer de uitnodiging is verzonden. U kunt de uitnodiging opnieuw versturen door de deelnemer opnieuw te selecteren en op Uitnodiging versturen te klikken.
Het is ook mogelijk om een Outlook vergaderverzoek te sturen. Klik hier voor meer informatie.
Evaluaties
Als u hebt voorzien dat er vragenlijsten moeten worden verstuurd (Zie details), dan kunt u die hier vinden voor de verschillende deelnemers. U kunt zien of de vragenlijsten nog actief zijn. Door op een actieve vragenlijst te klikken krijgt u de vragenlijst voor die deelnemer te zien en kunt u deze ook invullen.
Zodra een vragenlijst is ingevuld, verandert de status van actief in afgewerkt. Als u op voltooid klikt, kunt u de resultaten zien. De deelnemer kan de vragenlijst niet meer bewerken. Mocht het nodig zijn dat de deelnemer wijzigingen kan aanbrengen, dan kunt u het formulier reactiveren door op Reactiveren te klikken.
Over het configureren van vragenlijsten vindt u hier meer informatie.
Voor meer informatie over het rapporteren van evaluaties, klik hier.
Accreditatie
Hier kunt u de accreditaties voor deze sessie beheren, indien van toepassing.
Accreditaties toevoegen
Klik op Accreditatie toevoegen.
Selecteer het juiste accreditatietype.*
Deze lijst moet worden ingesteld in Admin - Algemeen - Keuzelijsten - Accreditatie. U heeft hiervoor de nodige beheerdersrechten nodig.
Vul het aantal uren en een accreditatienummer in.
Accreditaties bewerken
Klik op het potloodje naast de accreditatie die u wilt wijzigen.
Accreditaties verwijderen
Selecteer de accreditaties die u wilt verwijderen en klik op het vuilbakje Verwijderen.
Of ga naar de rij van de te verwijderen accreditatie en klik op het vuilbakje.
Bijlagen
U kunt bijlagen toevoegen aan de sessie. Deze zullen niet zichtbaar zijn voor de deelnemer. Een ondertekende aanwezigheidslijst zou een bijlage kunnen zijn.
Resultaten deelnemers
Als de training ook een testelement heeft, is het mogelijk om de resultaten van de deelnemer in te vullen. Ga naar de tab Deelnemers en klik op het potloodje bij de deelnemer. Bij de tab Details kunnen de resultaten toegevoegd worden.
Resultaten toevoegen/bewerken
U kunt nu de score en/of het resultaat van een deelnemer aanpassen. U kunt ook een opmerking toevoegen. Voor resultaat moet de lijst worden ingesteld in Admin - Algemeen - Keuzelijsten - Score voor resultaat opleidingsdeelnemer. Hiervoor heeft u de nodige beheerdersrechten nodig
Resultaten verwijderen
Klik op Wijzigen, wis de ingevulde informatie en klik op Bewaren.
Een opleidingssessie kopiëren
Welke acties moet je ondernemen?
- Ga naar Admin - Opleiding - Opleidingssessies
- Zoek de opleidingssessie(s) die u wilt kopiëren
- Selecteer de sessie
- Klik op detail
- Klik rechtsboven op sessie dupliceren
- De sessie wordt gekopieerd. U kunt de kopie identificeren door naar de code te kijken. Tussen haakjes staat "kopie".
- Bij het kopiëren van een opledingssessie worden de volgende velden gekopieerd
- Alle velden van het tabblad Detail
- Alle velden van het tabblad Data