1. Algemeen
2. Periode bepalen
3. Budgetten toekennen op basis van afdeling
4. Budgetten toekennen op basis van medewerker
5. Types opleidingen
6. Statussen opleidingen

Algemeen

• U heeft admin-rechten nodig om de budgetten te kunnen toekennen.
• Bij Admin - Opleiding - Instellingen dient u bij het veld Budget de keuze te maken om budgetten toe te kennen op basis van organisatorische eenheid (afdelingen) of per medewerker. Het is niet mogelijk om beide opties te combineren.

Periode bepalen

• De budgetten worden voor een bepaalde periode bepaald. U kan zelf beslissen met welke periode u wenst te werken. De periode die u instelt, is voor de hele organisatie hetzelfde.
• Ga naar Admin - Opleiding - Periodes opleidingsbudget
• Klik op Periode opleidingsbudget toevoegen. U kan de periode een naam geven en een begin- en einddatum bepalen.

Budgetten toekennen op basis van afdeling

• Indien u ervoor gekozen heeft om budgetten toe te kennen op basis van afdeling gaat u naar Admin - Opleiding - Opleidingsbudget.
• Rechtsbovenaan ziet u de periode waarvoor u het budget instelt. Met de pijltjes kan u naar andere periodes gaan of u kan een bijkomende periode aanmaken.
• Zorg dat de button Individueel gehighlight is. Klik op Wijzigen en bepaal het budget. U kan het budget bepalen in termen van opleidingsdagen, loonkost of opleidingskost. U kan ook slechts één van deze drie invullen.
• Als u op de button gecumuleerd klikt, dan krijgt u een andere weergave, maar kan u geen wijzigingen meer aanbrengen.
• Als u een stand van zaken wenst, vindt u een rapport bij Admin - Opleiding - Rapporten - Opleidingsbudget
• De leidinggevende beschikt eveneens over een tab Rapportering bij de rubriek opleidingen om het budget op te volgen. (dit is een recht dat toegekend dient te worden, er kan bepaald worden welke rubrieken Opleidingskost, Opleidingsdagen en/of loonkost getoond worden) en bij de rubriek Rapporten kan er een Excel met detail budgetinfo gedownload worden. Meer informatie vind je hier.

Budgetten toekennen op basis van medewerker

• Indien u ervoor gekozen heeft om budgetten toe te kennen op basis van medewerker gaat u naar Admin - Opleiding - Opleidingsbudget.
• U kiest voor Budget downloaden zodat u de template heeft om in te vullen en nadien op te laden. Download de template van de juiste periode
• Vul in de Excel het budget in bij de medewerkers. U kan budget toekennen op het vlak van opleidingsdagen, loonkost of opleidingskost. U kan ook slechts één van deze drie invullen. Vul de juiste kolommen in (Budget (opleidingskost), Budget (opleidingsdagen) of Budget (uurloonkost)).
• Ga terug naar het systeem en ga nu naar Budget opladen. Kies uw ingevulde Excel en laad dit bestand op.
• Indien u een stand van zaken wenst, kan u de Excel opnieuw downloaden en kan u zien hoeveel er al opgebruikt werd en hoeveel budget er nog resterend is.
  
  

Types opleidingen

In Epowerhr werken we met 3 hoofd-types opleidingen:

• catalogusopleidingen
• externe opleidingen
• informele opleidingen

Voor de budgetten nemen we alleen de catalogus- en externe opleidingen in rekening.
Kosten van informele opleidingen worden niet meegeteld in de budgettering.

Statussen opleidingen

In het budget houden we rekening met opleidingen waarbij de medewerker de status deelgenomen, ingeschreven, goedgekeurd, aangevraagd of afwezig heeft.

Statussen "niet goedgekeurd" en "geannuleerd" worden NIET meegeteld voor de budgetten.