Inleiding
Standaard nodigt eSuite opleidingsdeelnemers uit per e-mail. Wilt u liever dat zij een echt Outlook-vergaderverzoek ontvangen — met automatische agenda-invulling, herinneringen en desgewenst een Teams-link? Dan kunt u de Microsoft Graph-integratie inschakelen. Dit artikel neemt u stap voor stap mee.
Vereisten
Om deelnemers uit te nodigen via Outlook Meeting Requests, moeten de volgende items aanwezig zijn:
- Een Office 365-mailbox die als afzender optreedt, bijvoorbeeld training@company.com.
- Een geldig e-mailadres voor elke deelnemer die u wilt uitnodigen.
Stap 1 — Koppel de mailbox aan eSuite
Voeg de mailbox die u wilt gebruiken toe als "Extern account" met Microsoft Graph. De volledige procedure hiervoor vindt u in Microsoft Entra ID Integration for Microsoft Graph.
Stap 2 — Schakel de integratie in
Ga naar Instellingen onder de sectie Opleiding (enkel zichtbaar voor beheerders) en pas twee instellingen aan:
- Zet "Type uitnodiging opleiding" op "MicrosoftGraph".
- Koppel bij "Exchange uitnodiging synchronisatie" het externe account dat u in stap 1 hebt aangemaakt.
Klik op Bewaren — u bent klaar om uitnodigingen te versturen.
Stap 3 — Nodig uw deelnemers uit
Open de opleidingssessie die u wilt uitnodigen en controleer twee dingen: is er minstens één sessiedatum ingevuld, en staan de deelnemers op status "Ingeschreven"? Ga dan naar het tabblad "Uitnodigen" en klik op "Uitnodiging versturen".
eSuite stuurt nu automatisch één Outlook-vergaderverzoek per sessiedatum naar elke ingeschreven deelnemer. Onderwerp en tekst van dat verzoek neemt eSuite rechtstreeks over van het tabblad "Uitnodiging".
Twee handige extra opties
Op hetzelfde tabblad "Uitnodiging" vindt u:
- Online sessie — vinkt u dit aan, dan voegt eSuite automatisch een Microsoft Teams-link toe aan het vergaderverzoek.
- Uitnodiging automatisch verzenden — handig als u niet telkens zelf wilt klikken. Elke wijziging aan de sessie, de deelnemers of de data wordt dan automatisch doorgestuurd. Vraag uw beheerder om hiervoor de Service Task "Verstuurt of herstuurt sessie uitnodigingen (via Microsoft Graph)" te plannen op de gewenste frequentie.
Scenario's
Er zijn een paar situaties waarin de applicatie Outlook Meeting Requests moet aanmaken/bijwerken. De meeste scenario's vereisen dat de gebruiker op de link "Uitnodiging verzenden" drukt of zullen worden getriggerd met de service taak als je de optie "Uitnodiging automatisch herverzenden" hebt geactiveerd op de sessie. Hierdoor kan de gebruiker meerdere acties ondernemen voordat de Outlook Meeting Requests worden getriggerd.
| Nr Scenario | Trigger | Result |
| 1. Deelnemer(s) met de status "Ingeschreven", tenminste één sessiedatum | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | Vergaderverzoek(en) worden aangemaakt/bijgewerkt |
| 2. Deelnemer(s) met de status "Ingeschreven" maar GEEN sessiedatum | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | Vergaderverzoek(en) worden geannuleerd en verwijderd |
| 3. Scenario 1, maar er wordt een extra sessiedatum toegevoegd | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | Vergadering verzoek voor een extra datum is gemaakt |
| 4. Scenario 3 waarin u een sessiedatum verwijdert | Onmiddellijk | Vergaderverzoek voor die dag is geannuleerd |
| 5. Extra deelnemer aan een training toevoegen | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden | Het vergaderverzoek wordt naar die deelnemer gestuurd |
| 6. Het begin- of einduur van een sessiedatum wijzigen | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden | Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd |
| 7. Een sessiedatum wijzigen | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd |
| 8. Verander of voeg een "meeting room" toe aan een sessie datum | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd |
| 9. Een "meeting room" op een sessiedatum verwijderen | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd |
| 10. Activeer selectievakje "Online sessie" | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd en bevat een Microsoft Teams-link |
|
11. Deactiveer selectievakje "Online sessie"
|
Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd en Microsoft Teams-koppeling wordt verwijderd |
| 12. Wijzig de naam van de opleiding | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | De update van het vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd, maar alleen als de tag #TRAINING_NAME# is opgenomen in het onderwerp/de tekst van de uitnodiging |
| 13. Toevoegen of wijzigen van de opleidingsleverancier | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | De update van het vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd, maar alleen als de tag #TRAINING_SUPPLIER_NAME# en/of #TRAINING_SUPPLIER_ADDRESS# in het onderwerp/de tekst van de uitnodiging zijn opgenomen |
| 14. Wijzig onderwerp/tekst van de uitnodiging | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd |
| 15. Wijzig de status van een deelnemer in "geannuleerd" of verwijder een deelnemer | Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden" | Vergaderverzoek(en) worden geannuleerd en verwijderd voor die deelnemer |
Er wordt een bericht weergegeven boven het tabblad "Uitnodiging" indien een (her)zending nodig is vanwege wijzigingen die zijn aangebracht in data, deelnemers, locatie, leverancier of opleiding.
Vergaderzalen reserveren
Optioneel is het ook mogelijk om gebruik te maken van het reserveren van een vergaderzaal in Outlook.
De lijst van vergaderzalen aanmaken
Je moet eerst de lijst van kamers die gebruikt kunnen worden configureren. Dit kan gedaan worden via Admin > Algemeen > Keuzelijsten > Zaal.
Elke "Vergaderzaal" heeft een uniek e-mail adres dat gebruikt zal worden in de Outlook Meeting Requests.
Bij het toevoegen van de "Vergaderzaal" aan de Lijst, is het belangrijk om het juiste e-mailadres op te geven. De Code en Naam zijn alleen toegevoegd als verwijzing voor later.
Onder de tab "Uitnodiging" zal je de zalen (met een e-mailadres) zien staan en deze zullen ook uitgenodigd worden bij het verzenden van de uitnodiging.
Als er nog geen deelnemers zijn toegevoegd, maar wel zalen dan kan je die zaal/zalen op voorhand al reserveren door de uitnodiging te versturen.
Goed om te weten
- Reageert een deelnemer op het vergaderverzoek — weigert hij, of laat hij een opmerking achter — dan ziet u dat enkel wie toegang heeft tot de gekoppelde mailbox. eSuite zelf verwerkt deze reacties niet.
- Een deelnemer kan een uitnodiging ook gewoon uit zijn agenda verwijderen zonder u daarvan op de hoogte te brengen. Dit is standaard Outlook-gedrag, niet iets dat eSuite beheert.