Inleiding

De epowerhr esuite laat opleidingsbeheerders toe om opleidingsdeelnemers uit te nodigen via Outlook Meeting Requests met behulp van Microsoft Graph.

Standaard worden de deelnemers uitgenodigd via e-mail.

 

Vereisten

Om deelnemers uit te nodigen via Outlook Meeting Requests, moeten de volgende items aanwezig zijn:

• Een Office 365 mailbox van waaruit de uitnodigingen verstuurd kunnen worden b.v. training@company.com.
• Een geldig e-mailadres voor alle deelnemers die u wilt uitnodigen.

 

Stappen

1. Een externe account configureren
2. Voeg de mailbox die u gaat gebruiken voor het verzenden van vergaderverzoeken toe als een "Externe account" met Microsoft Graph via de volgende procedure, Microsoft Entra ID Integration for Microsoft Graph
3. Instellingen
4. Ga naar "Instellingen" onder de sectie "Opleiding" (admin)
5. Verander de waarde voor de instelling "Type uitnodiging opleiding" naar "MicrosoftGraph".
6. Vul de instelling "Exchange uitnodiging synchronisatie" met de Microsoft Graph Outlook externe account die u hebt gemaakt (zie hierboven).
7. Druk op Bewaren
8. Deelnemers uitnodigen
9. Selecteer een opleidingssessie
10. Zorg ervoor dat deze tenminste één sessie datum heeft
11. De deelnemers die u wilt uitnodigen moeten de status "Ingeschreven" hebben.
12. Ga naar het tabblad "Uitnodigen" en druk op "Uitnodiging versturen".

De applicatie zal nu per sessie datum een Outlook Meeting Request sturen naar alle deelnemers met de status "Ingeschreven". Het onderwerp en de tekst van het vergaderverzoek bevatten de titel en tekst zoals vermeld op het tabblad "Uitnodiging".

 

Extra configuratieopties

Op het tabblad "Uitnodiging" zijn er een paar selectievakjes met extra configuratieopties.

• Online sessie: dit voegt een automatische Microsoft Teams link toe aan het vergaderverzoek
• Uitnodiging automatisch herverzenden: hiermee worden alle updates van de sessie, deelnemers, data, ... naar alle ingeschreven deelnemers verzonden, zodat u niet op de knop "Uitnodiging verzenden" hoeft te klikken. Een extra Service Task "Verstuurt of herstuurt sessie uitnodigingen (via Microsoft Graph)" moet worden geconfigureerd om te bepalen met welke frequentie dit moet worden gepland.

Scenario's

Er zijn een paar situaties waarin de applicatie Outlook Meeting Requests moet aanmaken/bijwerken. De meeste scenario's vereisen dat de gebruiker op de link "Uitnodiging verzenden" drukt of zullen worden getriggerd met de service taak als je de optie "Uitnodiging automatisch herverzenden" hebt geactiveerd op de sessie. Hierdoor kan de gebruiker meerdere acties ondernemen voordat de Outlook Meeting Requests worden getriggerd.

Nr Scenario	Trigger	Result
1. Deelnemer(s) met de status "Ingeschreven", tenminste één sessiedatum	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	Vergaderverzoek(en) worden aangemaakt/bijgewerkt
2. Deelnemer(s) met de status "Ingeschreven" maar GEEN sessiedatum	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	Vergaderverzoek(en) worden geannuleerd en verwijderd
3. Scenario 1, maar er wordt een extra sessiedatum toegevoegd	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	Vergadering verzoek voor een extra datum is gemaakt
4. Scenario 3 waarin u een sessiedatum verwijdert	Onmiddellijk	Vergaderverzoek voor die dag is geannuleerd
5. Extra deelnemer aan een training toevoegen	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden	Het vergaderverzoek wordt naar die deelnemer gestuurd
6. Het begin- of einduur van een sessiedatum wijzigen	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden	Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd
7. Een sessiedatum wijzigen	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd
8. Verander of voeg een "meeting room" toe aan een sessie datum	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd
9. Een "meeting room" op een sessiedatum verwijderen	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd
10. Activeer selectievakje "Online sessie"	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd en bevat een Microsoft Teams-link
11. Deactiveer selectievakje "Online sessie"	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd en Microsoft Teams-koppeling wordt verwijderd
12. Wijzig de naam van de opleiding	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	De update van het vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd, maar alleen als de tag #TRAINING_NAME# is opgenomen in het onderwerp/de tekst van de uitnodiging
13. Toevoegen of wijzigen van de opleidingsleverancier	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	De update van het vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd, maar alleen als de tag #TRAINING_SUPPLIER_NAME# en/of #TRAINING_SUPPLIER_ADDRESS# in het onderwerp/de tekst van de uitnodiging zijn opgenomen
14. Wijzig onderwerp/tekst van de uitnodiging	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	Update van vergaderverzoek wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd
15. Wijzig de status van een deelnemer in "geannuleerd" of verwijder een deelnemer	Gebruiker drukt op "Uitnodiging verzenden"	Vergaderverzoek(en) worden geannuleerd en verwijderd voor die deelnemer

Er wordt een bericht weergegeven boven het tabblad "Uitnodiging" indien een (her)zending nodig is vanwege wijzigingen die zijn aangebracht in data, deelnemers, locatie, leverancier of opleiding.

Vergaderzalen reserveren

Optioneel is het ook mogelijk om gebruik te maken van het reserveren van een vergaderzaal in Outlook.

De lijst van vergaderzalen aanmaken

Je moet eerst de lijst van kamers die gebruikt kunnen worden configureren. Dit kan gedaan worden via Admin > Algemeen > Keuzelijsten > Zaal.

Elke "Vergaderzaal" heeft een uniek e-mail adres dat gebruikt zal worden in de Outlook Meeting Requests. Bij het toevoegen van de "Vergaderzaal" aan de Lijst, is het belangrijk om het juiste e-mailadres op te geven. De Code en Naam zijn alleen toegevoegd als verwijzing voor later.

Controleren van de beschikbaarheid

Bij het toevoegen/bijwerken/verwijderen van sessiedata op het tabblad "Data" wordt een extra veld "Zaal" toegevoegd waar de gebruiker een zaal kan selecteren uit de lijst die in de vorige stap is aangemaakt.

Nadat een zaal is toegewezen aan een sessie datum, kan de gebruiker op de knop "Controleer beschikbaarheid zaal" drukken om te controleren of de vergaderzaal nog beschikbaar zijn voor de aangegeven periode.

De gebruiker moet op de "Uitnodiging verzenden" link drukken voordat de wijzigingen met betrekking tot de vergaderzalen worden verzonden naar de ingeschreven deelnemers.

 

Weetjes

De antwoorden/feedback op de Outlook Meeting Requests worden niet beheerd door de applicatie. Als een deelnemer weigert, een opmerking schrijft, ... is het aan de beheerder die toegang heeft tot de mailbox, om de nodige acties te ondernemen.

Gebruikers kunnen ook items uit hun agenda verwijderen zonder een notificatie te sturen naar de organisator. Dit is standaard Outlook functionaliteit en wordt niet beheerd door onze applicatie.