Algemeen
Het idee achter de opleidingsmatrix is dat een werknemer bepaalde kennis/competenties moet verwerven om zijn taken te kunnen uitvoeren. Voor sommige van deze competenties kan het ook nodig zijn dat de werknemer na een vooraf bepaalde periode moet worden bijgeschoold.
Een werknemer kan een of meer rollen hebben als onderdeel van, of bovenop, zijn functie. Deze rollen vereisen dat de werknemer over bepaalde competenties beschikt. Om een competentie te verwerven, moet de werknemer een bepaalde opleiding volgen en/of slagen voor een test.
De opleidingsmatrix is een matrix met aan de ene kant de werknemers en aan de andere kant de verplichte opleidingen. Op het kruispunt van een werknemer en een opleiding wordt de huidige status getoond. Zo kunt u opvolgen wie al dan niet up to date is.
Een opleiding wordt gebruikt om te garanderen of te verifiëren dat een werknemer over bepaalde vaardigheden, kennis of attitudes beschikt. Een opleiding kan worden gebruikt om een werknemer deze houding, vaardigheden of kennis bij te brengen en/of te testen.
Een competentie is een geheel van kennis, vaardigheden en attitudes waarover een werknemer moet beschikken om een specifiek deel van zijn functie uit te oefenen.
Een rol is een geheel van competenties die een werknemer nodig heeft om een bepaalde rol binnen de organisatie te vervullen.
Rollen
Rollen worden gebruikt om bepaalde competenties te groeperen. Beslissen welke competentie aan welke rol moet worden toegewezen, kan enig vooruitdenken en planning vergen. Niet elke werknemer heeft dezelfde competenties nodig, ook al hebben ze dezelfde functies. Ook kan het zijn dat werknemers in verschillende rollen vergelijkbare competenties nodig hebben.
De bevoegdheid om rollen bij competentiebeheer aan te maken is beperkt tot trainingscoördinatoren die toegewezen zijn aan specifieke organisatorische eenheden en managers van organisatorische eenheden. Beheerders met de nodige rechten kunnen via het Admin paneel rollen aanmaken. Bekijk ook dit artikel.
Een nieuwe rol aanmaken als opleidingscoördinator of leidinggevende
Om een nieuwe rol aan te maken, gaat u eerst naar de tab Competentiebeheer in de linkerkolom en klikt u op het tabblad "Rollen". Daar kunt u klikken op de knop met het label "Nieuwe rol toevoegen". Dit brengt u in een nieuw scherm met deze elementen:
- Naam waar u de naam van de rol kan invoeren.
- Organisatorische Eenheid waar u de organisatorische eenheden kunt selecteren waartoe de rol behoort. Een opleidingscoördinator kan alleen organisatie-eenheden selecteren waaraan hij is toegewezen als coördinator . Een leidinggevende kan alleen organisatie-eenheden selecteren waar hij of zijn medewerkers deel van uitmaken. De organisatorische eenheid dat u hier selecteert bepaalt aan wie u deze rol kunt toekennen. U zult deze rol alleen kunnen toekennen aan medewerkers die tot deze organisatie eenheid of tot de onderafdelingen ervan behoren. Als u dus wilt dat de rol beschikbaar is voor alle medewerkers, dan zult u de organisatie eenheid van het hoogste niveau moeten kiezen.
Competenties toevoegen/verwijderen
Om nieuwe competenties toe te voegen kunt u ze selecteren uit het drop down menu onder de lijst van competenties. Klik op "toevoegen" om de competentie aan de rol toe te wijzen.
Als u een competentie wilt verwijderen kunt u de volgende stappen volgen:
- Selecteer de competentie(s) die u wilt verwijderen
- Er verschijnt een knop met de tekst "Verwijder competentie(s)."
- Nadat u op deze knop hebt geklikt, worden de geselecteerde competenties uit de rol verwijderd
Medewerkers toevoegen
Het toevoegen van een werknemer aan een rol gaat als volgt:
- Ga naar het tabblad "Personen"
- Vul in het veld "Voeg personen toe aan rol:" de medewerkers in die u wilt toevoegen.
- Klik op "Toevoegen"
Een medewerker verwijderen
Het verwijderen van een medewerker uit een rol volgt een vergelijkbaar proces:
- Ga naar het tabblad "Personen"
- Gebruik het selectievakje om de werknemers te selecteren die moeten worden verwijderd.
- Er verschijnt een knop met de tekst "Persoon(personen) verwijderen". Klik hierop om de medewerker uit de rol te verwijderen.
Een medewerker kan al een oplediing gepland hebben voor een van de competenties in de rol. In dat geval zal er een bericht verschijnen wanneer u probeert de werknemer uit een rol te verwijderen, waarin u de keuze krijgt om de opleidingsessie te annuleren of te behouden. Wanneer u kiest voor annuleren, zal de status van de training op "Geannuleerd" worden gezet.
Rol bewerken
Klik op het tabblad rollen. Zoek een rol en klik op Wijzigen. Om de competenties of personen van een rol te beheren, kunt u de stappen volgen die hierboven in dit artikel zijn vermeld.
Opleidingsmatrix
Het Overzichtsscherm kan worden gebruikt om de verschillende elementen in de opleidingsmatrix te beheren en op te volgen. Het geeft een overzicht per status van alle competenties waarvoor een actie vereist is. Het taartdiagram bovenaan geeft het percentage van alle verworven competenties ten opzichte van het totaal aantal competenties. Als er medewerkers zijn die nog geen rol toegewezen hebben gekregen, wordt er een waarschuwingsbericht getoond. Wanneer u op het getal klikt, komt u terecht bij de medewerkers met die specifieke status voor die specifieke competentie.
Via het tabblad Zoeken kunt u de competenties opzoeken die aan een werknemer zijn toegewezen. In dit tabblad kunt u ook de geschiedenis van competenties bekijken door op het grafiekicoon te klikken nadat u naar een competentie hebt gezocht.
In het tabblad Rollen kunt u rollen beheren en aanmaken. Het toekennen van deze rollen aan medewerkers kunt u doen in het tabblad Medewerkers.
Statussen
Voor elke competentie kan een werknemer een bepaalde status hebben. Deze status wordt gebruikt om aan te geven wanneer bepaalde acties nodig zijn voor de werknemer om de competentie te verwerven.
De status Opleiding nodig wordt gebruikt om aan te geven dat een werknemer een bepaalde competentie nog niet heeft verworven of deze moet vernieuwen. De "Opleiding nodig" status wordt getoond wanneer een werknemer nieuw is in de functie, wanneer een competentie moet worden vernieuwd, of wanneer een opleiding heeft plaatsgevonden maar de meting niet succesvol was.
Wanneer een opleiding is gepland voor de werknemer, zal de status veranderen in Opleiding gepland. Wie een opleiding kan plannen hangt af van hoe de opleidingen worden beheerd. Dit kan gecentraliseerd of gedecentraliseerd zijn. Voor gecentraliseerde opleidingen maakt de beheerder eerst opleidingen aan waar medewerkers of hun leidinggevenden zich voor kunnen inschrijven via de opleidingscatalogus. Bij decentrale opleidingen kunnen medewerkers zichzelf niet aanmelden en hoeven er vooraf geen sessies aangemaakt te worden. De leidinggevende plant en volgt de opleiding op en er wordt automatisch een opleidingssessie aangemaakt.
Wanneer de opleiding is voltooid, moet de aanwezigheid van de werknemer worden geregistreerd. Dit kan worden gedaan door de volgende stappen te volgen:
- Selecteer een of meer werknemers die u wilt registreren.
- Er verschijnt een knop met de tekst "Aanwezigheid registreren".
- U kunt ook een reden kiezen waarom de training te laat werd gevolgd, indien van toepassing.
- Klik ten slotte op "Registreren" om het proces te voltooien.
Het is nog steeds mogelijk om een opleiding te registreren nadat de deadline van de competentie is verstreken. Volg gewoon de stappen hierboven beschreven en selecteer een reden waarom de opleiding niet op tijd heeft plaatsgevonden.
Voor sommige competenties is een aanvullende beoordeling nodig om na te gaan of de werknemer de competentie daadwerkelijk heeft verworven. Nadat de aanwezigheid van de werknemer is geregistreerd, verandert de status in "Beoordeling vereist".
Het beoordelen van de medewerkers(s) kunt u doen door de volgende stappen uit te voeren:
- Selecteer de medewerker(s) die u wilt beoordelen.
- Klik op de knop die verschijnt met de tekst "Beoordeling geven".
- Vul de datum, beoordelaar en alle andere verplichte velden in.
- Klik op "Bewaren" om de beoordeling af te ronden.
De status verandert in "Competentie behaald".
In andere stappen dan "Competentie behaald" kan een termijn worden vermeld. Deze termijn houdt rekening met de tijd die een werknemer heeft om de vereiste opleiding te volgen en met de periode die voor de beoordeling is uitgetrokken. Hierdoor kan het lijken alsof de competentie voor een kortere periode geldig is dan in werkelijkheid het geval is. Ook de vervaldatum wordt vermeld.
Meer informatie over hoe de termijn wordt bepaald, is hier te vinden.
Uit te voeren acties
Wanneer u op het nummer klikt in het overzicht of wanneer u de zoekfunctie gebruikt, krijgt u verschillende opties wanneer u één of meerdere medewerkers selecteert. Welke acties u kunt ondernemen, hangt af van de status.
- Plan opleiding
- Als het eencatalogusopleiding (centraal) is, dan kunt u de medewerker naar een sessie slepen. Als er geen sessies gedefinieerd zijn op de training, dan is het niet mogelijk om de training in te plannen. Dan moeten er eerst sessies aangemaakt worden op de training door de beheerder.
- Als het niet om een catalogusopleiding (decentraal) gaat, kunt u invullen wanneer de opleiding zal plaatsvinden en wie de trainer zal zijn.
- Plan en registreer
- Als de opleiding al heeft plaatsgevonden, vult u hier de gegevens in.
- Beoordeling geven
- Als het volgen van de opleiding niet voldoende is maar een beoordeling nodig is, dan kunt u een beoordeling geven door op de knop Geef beoordeling te klikken. Afhankelijk van de instellingen bij de competentie, zult u een score moeten geven of alleen moeten aangeven of de medewerker de competentie heeft verworven.
- Herscholing
- Als de competentie al verworven is, maar er een bijscholing nodig is voor deze specifieke (groep van) personen. Klik op Bijscholing. De competentie krijgt de status "Bijscholing verplicht".
- Hernieuwen
- Als u competenties met een vervaldatum wilt vernieuwen zonder dat werknemers de opleiding opnieuw volgen. Klik op Hernieuwen. Standaard is de gebruiker ingevuld als Evaluator, maar dit kan gewijzigd worden. Vul de datum beoordeling in. Deze datum wordt gebruikt om de volgende vervaldatum te berekenen. Als de competentie bijvoorbeeld een jaar geldig is, zal de nieuwe vervaldatum de beoordelingsdatum + 1 jaar zijn. Alleen competenties met een beoordelingsdatum kunnen worden verlengd.
Rapportering
Rechtsboven op de overzichtspagina staat een link om een rapport te downloaden. Het Excel-bestand dat wordt gegenereerd, bevat verschillende bladen met informatie.
Het eerste tabblad, opleidingsmatrix, geeft een overzicht voor elke werknemer en de status van elke competentie.
Op het volgende tabblad, detail per competentie, vindt u een gedetailleerd overzicht voor elke werknemer, de competenties die erbij horen en informatie over de relevante opleidingen.
Het tabblad Medewerker - Rol toont welke rollen aan elke werknemer zijn toegewezen.
Vervolgens vindt u het tabblad Rol - Competentie, die de competenties opsomt waaruit de verschillende rollen bestaan.
Ten slotte geeft het tabblad Hoofdoorzaken voor elke werknemer een overzicht van de redenen waarom een opleiding of beoordeling te laat werd geregistreerd.