Inleiding

De Federal Learning Account (FLA) is een digitale applicatie waarmee de opleidingen en de opleidingsrechten van werknemers worden beheerd. In de arbeidsdeal van 3 oktober 2022 werd namelijk een individueel opleidingsrecht voor werknemers ingevoerd. Werknemers hebben hierdoor recht op enkele dagen opleiding per jaar. Het aantal dagen waarop een werknemer recht heeft vanaf 2024 en de opleidingen die hij vanaf 2024 gevolgd heeft, moeten door de werkgever geregistreerd worden in de FLA op de website van CareerPro. Werknemers kunnen dit ook raadplegen op Mycareer.be.

Voor het doorsturen van deze informatie is er een functionaliteit in de Epowerhr software ontwikkeld die deze informatie automatisch kan doorsturen naar de FLA.

Vereisten

Om deze gegevens automatisch te kunnen doorsturen, moeten de volgende gegevens in orde zijn:

• Werkgever moet een mandaat geven aan E POWER BV als mandataris - lees hier hoe je dit mandaat kan geven.
• Via "Admin" - "Bedrijven" (onder Organisatiegegevens) moet het veld BTW-nummer (in het formaat BE9999999999) en het veld RSZ-nummer ingevuld zijn voor elk bedrijf waarvoor de opleidingen van de medewerkers doorgestuurd moet worden.
• Op niveau van de persoon moet het veld "Rijksregisternummer" ingevuld zijn.
• Op niveau van de medewerker moet er een "Werknemerscontract" aangemaakt zijn waarbij de velden Bedrijf (verplicht), Startdatum (verplicht) en Collectieve overeenkomst (optioneel) van belang zijn.
  Collectieve overeenkomst bevat de code van het paritair comité dat van toepassing is voor deze medewerker en dient te voldoen aan het juiste formaat:
  • • 3 cijfers - formaat 999, bijvoorbeeld 200
      of
    • 5 cijfers - formaat 999.99, bijvoorbeeld 225.01
      of
    • 7 cijfers - formaat 999.99.99, bijvoorbeeld 305.02.09
• De opleidingstellers worden het best door Sigedis berekend op basis van de dimona en DmfA- aangiftes. Er wordt ook rekening gehouden met het paritair comité waar de medewerker toe behoort.
• Vervolgens dient uw contactpersoon bij epowerhr een taak aan te maken zodat de gegevens doorgestuurd worden naar de FLA.

Stappen

Er zijn 3 fases in het doorsturen en verwerken van de gegevens voor de FLA:

1) Doorsturen van de gegevens: het XML-bestand (= Gegevensbestand met aangiften) wordt aangemaakt en op de servers van de RSZ geplaatst

2) Bevestiging van de ontvangst van de gegevens: er wordt op diezelfde servers van de RSZ een bestand (= Ontvangstbevestiging) geplaatst dat dient als bevestiging van ontvangst en de correcte vorm van het bestand

3) Bevestiging van de verwerking van de gegevens: na het verwerken van het XML-bestand komt er opnieuw feedback in de vorm van een bestand (= Notificatiebestand) op de servers van de RSZ met daarin de bevestiging dat de verwerking gelukt is of de eventuele foutmeldingen.

Hieronder hebben we de stappen beschreven:

1. Doorsturen van de gegevens
   Voeg een "Service taak" toe van het type "Federal Learning Aaccount (verwerking)". Deze service taak kan je zeker in het begin best op "Manueel" plaatsen zodat je de koppeling kan uitproberen.
   Vervolgens voer je deze service taak uit.
   Indien de taak gefaald heeft, kan je via "Bekijk log" de foutmelding raadplegen. Voor ondersteuning in verband met de foutmelding kan je best de helpdesk contacteren.
   Indien de taak geslaagd is, kan men verder naar de volgende stap.
   
   
2. Bevestiging van het ontvangst van de gegevens
   Via "Admin" - "Federal Learning Account" (onder Opleiding) kan je de status van het doorsturen raadplegen. Na deze eerste stap gaat daar als melding "Geslaagd (stap 1 van 3)" staan.
   
   Voeg opnieuw een service taak toe maar deze keer van het type "Federal Learning Account (opvolging)". Ook deze taak zet je in het begin best op "Manueel" om de verwerking te testen.
   
   Na het uitvoeren van deze taak, gaat de status op de pagina "Federal Learning Account" aanpassen naar "Geslaagd (stap 2 van 3)" - indien er geen foutmeldingen verschijnen bij het verwerken.
   
   
3. Bevestiging van de verwerking van de gegevens
   Het verwerken van de bestanden die aan de RSZ aangeleverd worden, kan in theorie een paar dagen duren maar meestal kan je na een tijdje de service taks "Federal Learning Account (opvolging)" opnieuw uitvoeren en past de status op de Federal Learning Account ook aan naar "Geslaagd (stap 3 van 3)".
   
   Op dat moment zijn alle gegevens verwerkt en kan je het resultaat ook bekijken op de CareerPro webapplicatie.

Extra informatie

• Elke keer dat je bovenstaande bestanden doorstuurt, wordt er per medewerker een volledige foto gemaakt van de opleidingstellers en opleidingen van het huidige kalenderjaar. De informatie over die medewerker in de FLA wordt dan overschreven met de nieuwe informatie.
• Er gebeurt geen update in de FLA voor medewerkers waarvoor er geen informatie doorgestuurd wordt.
• Lees ook zeker onze FAQ Arbeidsdeal

Foutmeldingen

De Federal Learning Account is nog een vrij nieuwe software. Daardoor is het in het begin zeker mogelijk dat er fouten zullen optreden.

Mogelijke scenario's:

Er wordt geen gegevensbestand aangemaakt of niet alle medewerkers worden doorgestuurd.
Controleer de volgende elementen:

• • Is het veld "Rijksregisternummer" ingevuld bij de medewerkers?
  • Zijn de velden "BTW-nummer" en "RSZ nummer" ingevuld op het juiste bedrijf?
  • Is er een werknemerscontract aangemaakt en gekoppeld aan een Bedrijf waarvoor het mandaat gegeven is?
  • Is het veld "Collectieve overeenkomst" ingevuld op het contract van de medewerkers?
  • Zijn de opleidingstellers voor de medewerker ingevuld?

In de ontvangstbevestiging verschijnt een foutmelding.

Zoek de foutmelding op in het bestand "ACRF - anomaly.pdf" in bijlage (zie onderaan dit artikel). Mogelijk geeft dit al wat meer inzicht in wat er fout gelopen is.

In het notificatiebestand verschijnt een foutmelding.

Indien de verwerking van de gegevens mislukt, kan je best via de pagina "Federal Learning Account" gaan kijken naar het "Notificatie bestand". De inhoud van dit bestand bestaat uit XML en onderaan zal er een foutcode verschijnen. Deze foutcode kan opgezocht worden in het bestand "ACRF - anomaly.pdf" in bijlage (zie onderaan dit artikel).